Mitarbeiter / Mitarbeiterin (m/w/d) im Bereich Projekt- und Maßnahmenassistenz

Jobbeschreibung

Wir suchen für unseren Dienstort Berlin einen / eine

Mitarbeiter / Mitarbeiterin (m/w/d) im Bereich Projekt- und Maßnahmenassistenz

Bewerbungsschluss: 22.01.2025

Unsere Aufgabe ist:

Informationen von außen- und sicherheitspolitischer Bedeutung zu beschaffen, auszuwerten und der Bundesregierung in Form von Meldungen, Analysen und Briefings zur Verfügung zu stellen.

• Administrative Projektassistenz:
  • Leitung des Projektsekretariats
  • Unterstützung der Projektleitung beim Projektmanagement
  • Mitwirkung bei der Projektplanung und -durchführung
  • Mitwirkung bei der Qualitätssicherung und beim Risikomanagement
  • Mitwirkung beim Änderungsmanagement

• Verwaltungs- und Organisationsaufgabe:
  • Bearbeitung von Routinekorrespondenz
  • Terminplanung und -überwachung
  • Beschaffung, Aufbereitung und Vorbereitung von Daten
  • Durchführung von organisatorischen Vor- und Nachbereitungen (Bspw. bei Besprechungen und Konferenzen)
  • Akten- und Datenverwaltung
  • Übernahme der Material- und Geräteverwaltung in der Organisationseinheit

Wir setzen grundsätzlich die Bereitschaft voraus, sich schnell und eigenständig in neue Fachbereiche und Aufgabenstellungen einzuarbeiten.

• Zwingende Voraussetzungen:
  • eine abgeschlossene oder voraussichtlich in den nächsten 12 Monaten abgeschlossene Berufsausbildung aus dem Berufsfeld:
    • Wirtschaft
    • Verwaltung
      oder
    • Soziales
    • Pädagogik
  • ggf. Bereitschaft zu Dienstreise
  • die deutsche Staatsangehörigkeit
  • die Bereitschaft, sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung mit Sicherheitsermittlungen (Ü3) auf Grundlage des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (SÜG) zu unterziehen.

• Wünschenswerte Voraussetzungen:
  • nachgewiesene gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (entsprechend A2)
  • vertiefte Fachkenntnisse, insbesondere
    • in Bürokommunikationssoftware
    • im klassischen Projektmanagement
  • vertiefte IT-Fachkenntnisse, insbesondere
    
    • SAP
    • Dokumentenmanagementsystem Elektronischer Leitz Ordner (ELO)
  • IT-Fachkenntnisse, insbesondere
    • Microsoft Visio und Projects
    • IMSware
    • Mindmapping Software
  • Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit
  • Lernfähigkeit und -bereitschaft
  • ausgeprägte Fähigkeit zum konzeptionellen und analytischen Arbeiten
  • ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Bereitschaft zur stetigen Fort- und Weiterbildung

• Mitarbeit bei einem besonderen Arbeitgeber mit äußerst vielfältigen, sinnstiftenden Tätigkeitsfeldern
• Einstellung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) in der Entgeltgruppe 8
• Übernahme von nichttechnischen Beamten / Beamtinnen (m/w/d) bis zur Besoldungsgruppe A8 (mittlerer Dienst) bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen und nach Einzelfallprüfung möglich
• Einstellung in ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit der Möglichkeit einer späteren Verbeamtung nach Einzelfallprüfung, d. h. bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen sowie Erfüllung der behördenspezifischen Kriterien
• Prüfung und gegebenenfalls Anerkennung Ihrer Berufserfahrung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften des § 16 TVöD
• Zahlung einer monatlichen Sonderzulage für Beschäftigte der Nachrichtendienste des Bundes
• jährliche tarifliche Sonderzahlung (13. Monatsgehalt)
• 30 Tage Urlaub
• 24.12. und 31.12. als arbeitsfreie Tage
• betriebliche Altersversorgung über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• kollegiales, von Teamarbeit geprägtes Arbeitsumfeld
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitgestaltung und die grundsätzliche Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu nehmen
• umfangreiche Qualifizierungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
• anspruchsvolle, eigenverantwortliche und abwechslungsreiche Tätigkeit am Puls der Zeit

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