Jobbeschreibung
Haben Sie Interesse an Immobilien und wollen Sie Ihre berufliche Zukunft in der Verwaltung von einzigartigen Objekten gestalten? Dann könnte die Position als Operations and Sales Support Specialist bei Monoma genau das Richtige für Sie sein!
Monoma Deutschland, ein Teil von Mosaic World, bietet Ihnen die Möglichkeit, außergewöhnliche Immobilien zu verwalten, von verlassenen Bürogebäuden über ehemalige Polizeistationen bis hin zu einer alten Kirche. Mit über 25 Jahren Erfahrung schaffen wir mit Fantasie und Kreativität Lebensräume, die zu Gemeinschaften werden. Ihre Erfahrung aus der Bundeswehr macht Sie zu einem idealen Kandidaten, um unser Team zu unterstützen!
Sind Sie ein Organisationstalent mit einer Leidenschaft für strukturierte Prozesse und effiziente Abläufe? Möchten Sie Ihre administrativen Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einbringen?
Dann ist die Position als Operations and Sales Support Specialist bei Monoma Deutschland genau das Richtige für Sie!
Monoma Deutschland, ein Teil von Mosaic World, ist auf die Verwaltung und Entwicklung von kreativen und flexiblen Wohn- und Arbeitsräumen spezialisiert. Unsere Objekte reichen von ehemaligen Bürogebäuden bis hin zu leerstehenden Kirchen und bieten spannende Möglichkeiten für neue Nutzungen. Als Operations Officer unterstützen Sie unser Team bei der Verwaltung der operativen Abläufe und tragen so zum reibungslosen Betrieb unserer Standorte bei.
Als Operations Officer sind Sie für die administrative Unterstützung und die Koordination der operativen Prozesse verantwortlich. Sie arbeiten eng mit dem Property Management Team und der Geschäftsführung zusammen und sorgen dafür, dass unsere Abläufe effizient und organisiert ablaufen. Ihre Aufgaben umfassen:
- Administrative Unterstützung: Pflege und Aktualisierung von Dokumentationen, Berichten und Datensätzen, um eine geordnete und transparente Verwaltung unserer Immobilien sicherzustellen. Sie erstellen regelmäßige Statusberichte und unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen.
- Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen: Unterstützung bei der Planung und Koordination von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten. Sie sorgen dafür, dass Termine mit externen Dienstleistern abgestimmt und Aufträge ordnungsgemäß ausgeführt werden.
- Verwaltung der Kommunikation: Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, koordinieren die Kommunikation zwischen den Teams und stellen sicher, dass alle Beteiligten über die aktuellen Entwicklungen informiert sind.
- Unterstützung bei der Budgetverwaltung: Mithilfe bei der Überwachung der Ausgaben und Unterstützung bei der Erstellung von Budgetübersichten. Sie kontrollieren Rechnungen und Bestellungen und stellen sicher, dass alle finanziellen Prozesse ordnungsgemäß dokumentiert sind.
- Datenpflege und Berichtswesen: Regelmäßige Pflege von Datenbanken, Überwachung von KPIs und Unterstützung bei der Erstellung von Berichten für das Management. Sie analysieren die Daten, um mögliche Verbesserungspotenziale aufzuzeigen.
- Unterstützung der Prozessoptimierung: Mitwirken bei der Verbesserung bestehender Abläufe durch Ihre administrativen Fähigkeiten. Sie unterstützen bei der Implementierung neuer Prozesse und helfen, diese effizient zu gestalten.
- Sicherstellung von Compliance und Dokumentation: Sie sorgen dafür, dass alle Unterlagen ordnungsgemäß abgelegt und archiviert werden, und unterstützen bei der Einhaltung von Vorschriften und internen Standards.
Sie bringen mit:
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer administrativen oder operativen Rolle, idealerweise im Immobilienmanagement oder Facility Management oder Ähnlichem;
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise;
- Erfahrung im Umgang mit administrativen Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Rechnungsprüfung und Datenpflege;
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel und Word;
- Gutes Zahlenverständnis und Erfahrung in der Budget- und Kostenverwaltung;
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Grundkenntnisse in Englisch;
- Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und eine selbstständige Arbeitsweise;
- Zuverlässigkeit, Genauigkeit und eine proaktive Herangehensweise an Aufgaben.
- Eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe in einem wachsenden Unternehmen;
- Eine gründliche Einarbeitung und die Möglichkeit, schnell Verantwortung zu übernehmen;
- Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege in einem dynamischen Team;
- Flexibles Arbeiten und die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln;
- Regelmäßige Weiterbildungsangebote zur Stärkung Ihrer administrativen und organisatorischen Fähigkeiten;
- Ein positives Arbeitsklima, in dem Ihre Ideen und Ihr Engagement geschätzt werden;
- Ein faires Gehaltspaket, das Ihrer Erfahrung und Qualifikation entspricht.€ 2.500,- bis € 3.500,- brutto pro Monat auf Vollzeitbasis