Jobbeschreibung
Arbeitgeber: Zentrale Stelle für Informationstechnik im Sicherheitsbereich
Einsatzort: 80331 München
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in der Metropolregion München eine
Assistentin / Bürosachbearbeiterin (m/w/d) im Bereich Grundsatz und Strategie im Referat T1 für das Geschäftsfeld TKÜ
EG 9a TVöD Bund/A 9m BBesO | Voll- oder Teilzeit | Telekommunikationsüberwachung
Zufriedene Mitarbeitende erzeugen die beste Arbeitsatmosphäre. Unser Ziel ist deshalb, ein gesundes, flexibles und inspirierendes Umfeld zu schaffen. Dafür wurden wir bereits mit den Awards „Top Company“ und „Open Company“ ausgezeichnet.
Wir, als Behörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat, sind so agil und reaktionsschnell wie möglich. Deshalb gehen wir viele Dinge anders an, als man es von einer klassischen Behörde erwarten würde.
Konkret entwickeln wir für die Behörden des Bundes mit Sicherheitsaufgaben Werkzeuge, erforschen Lösungen und beraten über Strategien für die innere Sicherheit Deutschlands. Damit begegnen wir täglich den Herausforderungen im Cyberraum. Dazu gehört selbstverständlich auch das Einstehen für die freiheitlich demokratische Grundordnung.
- Du unterstützt die Referatsleitung und die Mitarbeitenden des Referats T1, und Du vertrittst im Bedarfsfall die Assistenz der Geschäftsfeldleitung TKÜ.
- Du unterstützt insbesondere die im Referat T1 tätigen Ansprechpersonen für die Bereiche Beschaffung und Vergabe sowie für Haushaltsangelegenheiten bei deren Tätigkeiten in der Steuerung für das gesamte Geschäftsfeld TKÜ.
- Du übernimmst eigenverantwortlich allgemeine organisatorische Aufgaben im Referat T1 und betreust die digitale Ablage (E-Akte).
- Du bist zuständig für die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen wie bspw. Besprechungen, Schulungen und Workshops - auch mit externen Teilnehmenden; dazu gehört auch die jeweilige Dokumentation wie bspw. Anmeldungsrücklauf, Protokollführung und Teilnahmelisten.
- Du betreust die administrativen Prozesse im Referat T1 und unterstützt die Prozesse im Geschäftsfeld TKÜ, indem Du z. B. die interne Bearbeitung von Erlassen und das Berichtswesen, den (elektronischen) Posteingang sowie die Steuerung zur Einhaltung von Fristen und Terminen koordinierst.
DEINE ROLLE IM REFERAT T1:
- Das Referat T1 bildet im Geschäftsfeld TKÜ eine zentrale Schnittstellenfunktion und zeichnet sich durch die Koordinierung bereichs- und referatsübergreifender Themen und Vorgänge aus. Diese beziehen sich sowohl auf die Fachreferate innerhalb des Geschäftsfeldes TKÜ als auch auf das Projekt-Management, das zentrale Portfolio-Management, das zentrale Controlling und weitere Referate des Zentralbereiches. Du arbeitest in dieser Funktion eng mit den Referaten Haushalt, Recht, Beschaffung und Vergabe sowie Leitungsstab, Controlling und (zentrales) Portfolio-Management zusammen.
- Ferner arbeitest Du in dieser zentralen Schnittstellenfunktion innerhalb des Geschäftsfeldes sowohl mit Deiner Referatsleitung als auch mit der Geschäftsfeldleitung eng und vertrauensvoll zusammen.
- nachgewiesene abgeschlossene Berufsausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich
- nachgewiesene Berufserfahrung in einer hauptberuflichen Tätigkeit von mindestens drei Jahren mit unmittelbarem Bezug zu den Bereichen Beschaffung und Vergabe, Haushaltsangelegenheiten oder Finanz-Controlling
- sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
VON VORTEIL SIND:
- nachgewiesene Vorerfahrungen in der öffentlichen Verwaltung von mindestens drei Jahren
- Vorerfahrungen in einer Organisationseinheit im Bereich IT/IKT oder Vorerfahrungen in einem stark technisch geprägten Arbeitsumfeld
- sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit SAP sowie mit Standard-Office‑IT (Microsoft Word, Microsoft Excel, MS PowerPoint) und mit software-basierten Kollaborationswerkzeugen (Microsoft SharePoint, Atlassian-Produkte wie bspw. Jira und Confluence)
- genaue, gewissenhafte und strukturierte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit und Selbständigkeit bei der Ausführung von Arbeitsaufgaben
- stark ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- grundsätzliche Bereitschaft zur vereinzelten Durchführung nationaler Dienstreisen