Jobbeschreibung
Assistenz Abteilung Kommunikation (m/w/d)
Wir suchen Sie für die Abteilung Kommunikation der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) und befristet bis zum 31.12.2026 zu besetzen.
Die Abteilung Kommunikation informiert Bürger/-innen sowie Medien über die Themen der Stadtverwaltung und der politischen Gremien. Das Vorzimmer nimmt zentrale Assistenzaufgaben für die Abteilung mit ihren sechs Teams und über 60 Mitarbeitenden wahr.
- Sie übernehmen im Vorzimmer die selbstständige Erledigung sämtlicher Sekretariatsaufgaben und unterstützen im Team mit zwei weiteren Kolleg/-innen den reibungslosen Ablauf aller Aktivitäten der Abteilung
- Sie nehmen Presseanfragen entgegen, erfassen diese, leiten sie intern weiter, haben Bearbeitungszeiten im Blick und wirken mit beim Versand des täglichen Pressedienstes
- Sie sind als zentrale Ansprechstelle unterstützend mitverantwortlich für die Korrespondenz der Abteilungsleitung
- Sie führen die zentrale Terminübersicht, koordinieren die Termine und Besprechungen der Abteilung und sind verantwortlich für die Planung und das Funktionieren der Videokonferenzen, einschließlich technischer und organisatorischer Vor- und Nachbereitung
- Sie unterstützen bei der Vorbereitung und organisatorischen Durchführung von Presseterminen jeder Art
- Sie organisieren und buchen Dienstreisen, kümmern sich um die Bearbeitung der entsprechenden Reiseunterlagen und die Abrechnungen
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
- abgeschlossene dreijährige Ausbildung, bevorzugt im Verwaltungs-, Sekretariats- oder kaufmännischen Bereich oder anderweitig erworbene entsprechende Fachkenntnisse
- möglichst Berufserfahrung im Assistenz- bzw. Sekretariatsbereich
- gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
- sicheres und freundliches Auftreten, auch am Telefon
- fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Programmen
- von Vorteil sind Kenntnisse aus der Kommunalverwaltung sowie von Abläufen und Strukturen großer Verwaltungen oder Institutionen
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- einen Arbeitsplatz in zentraler Innenstadtlage direkt am Marktplatz
- die Mitarbeit an den tagesaktuellen Themen der städtischen Kommunikation
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – bis zu 150 € monatlich
- vergünstigtes Mittagessen
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 7 TVöD.
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