Jobbeschreibung
Bei Arethia vereinen wir langjährige Erfahrung mit kontinuierlichem Fortschritt. Als schnell wachsendes Unternehmen in der Aromaindustrie haben wir uns darauf spezialisiert, innovative Geschmackslösungen zu liefern und gemeinsam mit unseren Kunden Produkte zu entwickeln, die Verbraucher begeistern. Seit über 70 Jahren ist Arethia bekannt für die enge Zusammenarbeit mit Kunden und höchste Qualitätsstandards. Mit über 250 Mitarbeitenden in Deutschland, der Schweiz, Dubai und Indonesien gestalten wir die Zukunft der Aromen und pflegen eine Unternehmenskultur, die auf Agilität, Transparenz und Talent setzt.
Als Office Manager (m/w/d) bist Du die zentrale Anlaufstelle für alle organisatorischen und administrativen Abläufe in unserem Unternehmen. Deine Aufgaben sind vielseitig und abwechslungsreich: Du kümmerst Dich um die Korrespondenz, organisierst Termine und Geschäftsreisen, unterstützt im Rechnungswesen und sorgst dafür, dass unsere Daten und Dokumente immer auf dem neuesten Stand sind.
Du bist ein Kommunikationstalent, arbeitest strukturiert und effizient und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick. Mit Deinen Kenntnissen in MS Office und kaufmännischen Abläufen trägst Du entscheidend dazu bei, dass unser Büroalltag reibungslos funktioniert.
- Übernahme von administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Stammdatenpflege und Dokumentenmanagement
- Erstellen von Statistiken
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und Arbeitskleidung
- Anlegen von Bestellungen im System
- Management der Besprechungs- und Sozialräumen
- Fuhrparkmanagement und Dienstreisemanagement
- Organisation von Besuchen und Empfang sowie Betreuung von Besuchern
- Organisation von Catering-Aktivitäten
- Organisation von Events und Firmenveranstaltungen
- Telefonzentrale und Postraumverteilung
- Unterstützung bei internen Projekten
- Rechnungsprüfung / -freigabe
- Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder gastronomische Ausbildung
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
- Ausgeprägtes Servicebewusstsein und hohe Kundenorientierung
- Selbstständige, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Engagiert, lernfähig und kommunikationsstark
- Kreativität, Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
Vorteilhafte Qualifikationen
- Erfahrung in der Eventplanung
- Kenntnisse im Umgang mit Dynamics NAV
- Attraktive Aufgaben in einem international agierenden, wachsenden Familienunternehmen mit flachen Hierarchien
- 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr
- Gehaltsbänder für eine gerechte Unternehmenskultur
- Monatlicher Zuschuss von 50€ für deine BAV
- Teilnahme an jährlichen 360° Feedback-Loops mit klaren Aufstiegskriterien und einem individuellen Karrierepfad
- Verantwortung ab dem ersten Tag in einem Unternehmen, das Eigenverantwortung und persönliches Wachstum fördert
- Regelmäßige Firmenevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier
- Zwei Mal im Jahr bezahlte Teamdinner oder -aktivitäten für jedes Team
- Kostenloser Parkplatz
- Vergünstigungen und Benefits: JobRad, subventioniertes Mittagessen, Zuschuss zum Deutschlandticket, kostenlose Sprachkurse, sowie vergünstigte Mitgliedschaften in mehreren Fitnessstudios
- Frisches Obst, kostenlose Getränke und Snacks im Büro