Jobbeschreibung
Vilo Personal ist ein führendes Personalvermittlungsunternehmen mit über 20 Jahren Branchenerfahrung. Wir sind spezialisiert auf die Personalvermittlung und Personalüberlassung von qualifizierten Fach- und Führungskräften in verschiedenen Bereichen, darunter kaufmännische, technische und handwerkliche Berufe. Mit sechs Standorten in Deutschland, darunter zwei Standorte in Berlin, Lindenberg im Allgäu, Freiburg im Breisgau, Mainz und Oberhausen, sind wir bestens vernetzt und bieten maßgeschneiderte Personallösungen für Unternehmen und Bewerber:innen deutschlandweit.
Wir suchen für unser internes Team in unserem Family Office einen Office Manager (m/w/d) / eine Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung / Teamassistenz (m/w/d) zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Rahmen einer Vollzeitstelle am Standort Berlin.
- Büroorganisation und vielseitige Tätigkeiten: effiziente Organisation und Verwaltung des Büros sowie themenübergreifende und abwechslungsreiche Aufgaben
- Allgemeiner Schriftverkehr, Korrespondenz und Post: Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr und Korrespondenz sowie Bearbeitung und Verwaltung der eingehenden und ausgehenden Post
- Ablage, Archivierung und Fristenüberwachung: systematische Ablage, Archivierung und Überwachung von Wiedervorlagen und Fristen
- Vertragsmanagement und Controlling: Verwaltung und Überwachung von Verträgen sowie allgemeine Controllingaufgaben
- Reiseplanung für die Geschäftsleitung: Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
- Eventmanagement: Planung und Durchführung von Veranstaltungen
- Fuhrparkmanagement: Anmietung und Überwachung von Fahrzeugen
- Immobilien: Betreuung und Verwaltung von Ferienimmobilien
- Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung: effiziente Verwaltung von Urlaubsanträgen und Arbeitszeiten mit Timebutler
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung: zum Beispiel als Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement, Industriekauffrau (m/w/d), Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d) oder Immobilienkauffrau (m/w/d), idealerweise mit Kenntnissen in der Vermietung
- Erste Berufserfahrung: im Bereich Büroorganisation, Sekretariat oder Officemanagement
- Sprachkenntnisse: sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- IT-Kenntnisse: sicherer Umgang mit MS Office
- Persönliche Stärken: Kommunikationsstärke, Organisationstalent, Zielorientierung, vernetztes Denken und die Fähigkeit, sich auf neue Herausforderungen einzulassen
- Praktische Erfahrung: Du erhältst die Möglichkeit, wertvolle praktische Erfahrungen in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu sammeln
- Tolles Team: Arbeite in einem großartigen, kleinen und wertschätzenden Team, das Zusammenarbeit sowie gegenseitige Unterstützung großschreibt
- HeyNanny: Du erhältst Zugang zu einem flexiblen und zuverlässigen Betreuungsservice für Kinder und Senior:innen
- Urban Sports: Genieße eine vergünstigte Mitgliedschaft bei Urban Sports nach der Probezeit
- Firmenfeier: Freue dich auf jährliche Firmenfeiern und Teamevents, die den Teamgeist stärken
- Vilo-Vorteilsportal: Profitiere von zahlreichen Angeboten starker Marken, Rabatten und Vergünstigungen in den Bereichen Lifestyle und Freizeit