Office Manager / Teamassistent:in (w/m/d)

Forschungszentrum Jülich GmbH

Jobbeschreibung

Forschung für eine Gesell­schaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im For­schungs­zen­trum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemein­schaft stellen wir uns großen gesell­schaft­lichen Heraus­forde­rungen unserer Zeit und erfor­schen Optionen für die digi­tali­sierte Gesell­schaft, ein klima­schonendes Energie­system und res­sour­cen­schüt­zendes Wirt­schaften. Arbeiten Sie gemein­sam mit rund 7.400 Kolleg:innen in einem der größten For­schungs­zen­tren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!

HITEC ist die Graduierten­schule des Forschungs­zentrums Jülich und seiner Partner­universitäten RWTH Aachen, Ruhr-Universität Bochum, Universität zu Köln, Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf und Bergische Universität Wuppertal mit dem Schwerpunkt auf Energie- und Klima­forschung. Ziel von HITEC ist die strukturierte Förderung von Promovierenden im Bereich der Energie- und Klima­forschung, um die benötigten Expert:innen für die Energiewende auszubilden. Die Graduierten­ausbildung vermittelt hierbei neben der durch das individuelle Promotions­projekt erlangten fach­spezifischen und disziplinären Kompetenz auch die für die Bewältigung anspruchs­voller Aufgaben in Forschung, Industrie und Gesellschaft benötigten inter­disziplinären und beruflichen Kompetenzen. Zugleich fördert es die Vernetzung der Promovierenden untereinander sowie den fach­über­greifenden und inter­nationalen Austausch.

Verstärken Sie das Team der Graduierten­schule HITEC als

Office Manager / Team­assistent:in (w/m/d)
(19,5 Stunden / Woche)


  • Sie übernehmen eigenverantwortlich die Abwicklung der Beschaffungs­prozesse und sorgen dafür, dass alle notwendigen Materialien und Ressourcen reibungs­los zur Verfügung stehen
  • Sie sind aktiv an der Planung und erfolgreichen Durchführung von Veranstaltungen, sowohl vor Ort als auch online, beteiligt und sorgen dafür, dass jedes Event reibungslos und professionell abläuft
  • Die Nachbereitung und Evaluierung von Kursen gehören genauso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Kurs- und Teilnehmer­verwaltung im internen Doktoranden-Management-System
  • Sie sind für die Organisation und Koordination von Fahrdiensten zuständig und unterstützen die HITEC-Geschäfts­führung bei allgemeinen administrativen Aufgaben

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kauf­männische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung oder Event­management
  • Idealerweise bringen Sie bereits erste Erfahrung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten mit, vorzugs­weise im Hochschul- oder Wissenschafts­sektor
  • Kenntnisse im Beschaffungswesen, insbesondere im Umgang mit dem Anlegen und Abwickeln von elektronischen Bestell­anforderungen, runden Ihr Profil ab
  • Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • Ein ausgeprägtes Organisations­talent, Selbst­ständig­keit, Kommunikations­stärke und Teamfähigkeit sind für Sie genauso selbst­verständlich wie eine service­orientierte und äußerst strukturierte Arbeitsweise sowie Empathie im Umgang mit Kolleg:innen und Vorgesetzten
  • Ihre sehr guten deutschen und englischen Sprach­kenntnisse sowie Ihre Fähigkeit, auch in turbulenten Phasen die Übersicht zu behalten, ergänzen Ihre fachlichen Qualifikationen

Auch wenn Sie sich nicht zu 100 % in dieser Stellen­ausschreibung wiederfinden, freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Wir möchten, dass Sie als Person zu uns passen, nicht nur Ihr Profil.


Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzu­gestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

  • Hochinteressante, interdisziplinär angelegte, abwechslungs­reiche Tätigkeit in einem hochaktuellen Themenkomplex
  • Vielseitige Aufgaben an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Administration, Wirtschaft und Politik
  • Ein produktives, hoch motiviertes Team
  • Umfassende Trainings­angebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiter­entwicklung
  • Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familien­bewusste Unternehmens­politik, unterstützt durch unser Büro für Chancen­gleichheit
  • Eine Teilzeittätigkeit mit 19,5 Wochen­stunden sowie eine komfortable Gleitzeit­regelung
  • Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z. B. im Homeoffice, ist grund­sätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit den anstehenden Aufgaben und (Vor-Ort-)Terminen gegeben
  • 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeits­zeit­modell) und eine Regelung für freie Brückentage (z. B. zwischen Weihnachten und Neujahr)
  • Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Alters­vorsorge

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: go.fzj.de/Benefits.

Wir bieten Ihnen eine zunächst auf zwei Jahre befristete Beschäftigung mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozial­leistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgaben­übertragung im Bereich der Entgelt­gruppe 5–6 nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: go.fzj.de/bmi.tvoed. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort der Seite 66 des PDF-Downloads.

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