Jobbeschreibung
Die UKSH Gesellschaft für IT Services mbH mit Sitz in Lübeck erbringt sämtliche IT-Dienstleistungen für das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) und unterstützt damit Spitzenmedizin und Forschung beim größten Arbeitgeber Schleswig-Holsteins. Unser Leistungsportfolio umfasst u.a. die Betreuung der administrativen und klinischen Systeme inkl. Customizing der Applikationen, die Bereitstellung der IT-Infrastruktur, des Service Desks und den IT-Support. Darüber hinaus versorgen wir auf hohem Niveau auch die Tochtergesellschaften des UKSH und externe Kunden mit IT-Dienstleistungen.
Als Sekretärin oder Sekretär unserer innovativen und visionären Geschäftsführung haben Sie die einzigartige Möglichkeit die Gesundheitsversorgung von morgen mitzugestalten. Unterstützen Sie die Geschäftsführung im Tagesgeschäft als zentraler Ansprechpartnerin – und werden Sie Teil eines innovativen Teams, das die Zukunft des Gesundheitswesens digitalisiert.
Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit, Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
Organisation und Koordination:
- Planung, Koordination und Überwachung von Terminen der Geschäftsführung.
- Verwaltung von E-Mail- und Postfächern sowie Sicherstellung der Erreichbarkeit der Geschäftsstelle.
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Organisation der Konferenzräume.
- Empfang und Betreuung von Gästen sowie Bewirtung bei Bedarf.
Assistenzaufgaben:
- Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Planung und Abrechnung von Dienstreisen.
- Protokollführung und Erstellung von Dokumentationen im Auftrag der Geschäftsführung.
- Übernahme allgemeiner Sekretariatstätigkeiten und Vertretung der Assistenz der Geschäftsleitung.
Office Management:
- Ansprechpartner für Hausmeisterdienste, externe Dienstleister und interne Mitarbeitende bei organisatorischen Anliegen.
- Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen.
- Sicherstellung einer reibungslosen Büroorganisation, inklusive der Verwaltung von Büromaterial und Bewirtungsartikeln.
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau/-mann, oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung im Bereich Sekretariat oder Assistenz, idealerweise in einem anspruchsvollen Umfeld.
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Organisationstalent mit strukturierter, zuverlässiger und vorausschauender Arbeitsweise.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und ein sicheres Auftreten.
- Flexibilität und Belastbarkeit, auch in herausfordernden Situationen.
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Unternehmen
- Die Möglichkeit, sich in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln
- Ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
- Attraktive Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Willkommenskultur & Transparenz durch offenen und wertschätzenden Umgang miteinander
- 38,5 Stunden-Woche mit flexiblen Arbeitszeiten und Möglichkeit zum hybriden Arbeiten
- 30 Tage Urlaub im Jahr zusätzlich Heiligabend und Silvester frei
- Interessante und spannende Themen in der digitalen Transformation
- Firmen- & Sportevents
- Betriebsärztlicher Dienst, umfangreiches Hochschulsportprogramm der Unis in Kiel und Lübeck
- ValueNet – Multi-Benefit-Portal, weitere Rabatte bei Kooperationspartnern und Betriebskindertagesstätte
- Jobticket der NAH.SH & Bike Leasing
Das UKSH und seine Tochterunternehmen zeichnen sich durch Weltoffenheit, Toleranz und Interkulturalität aus. Wir stehen für Chancengleichheit und haben uns die Gleichstellung aller Mitglieder der Gesellschaft zum Ziel gesetzt.
Kontinuierlich arbeiten wir an der Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen sind daher für diese Stelle besonders erwünscht.
Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen ist ein gültiger Nachweis der vollständigen Maser- und Varizellen Immunität erforderlich.
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