Jobbeschreibung

Arbeitgeber: Stadt Ulm
Einsatzort: 89073 Ulm

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.

Wir suchen bei der Abteilung Soziales zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Mitarbeiter*in für das Verwaltungssekretariat in einer Gemeinschaftsunterkunft (m/w/d)

Teilzeit, unbefristet

mit einem Stellenumfang von zunächst 50%.

Die Abteilung Soziales (SO) organisiert sämtliche Leistungsbereiche der Jugend- und Sozialhilfe in der Universitätsstadt Ulm im Rahmen eines dezentralen Sozialraumkonzepts.

Der Einsatz erfolgt in der Gemeinschaftsunterkunft für geflüchtete Menschen im Mähringer Weg und/oder in der Gemeinschaftsunterkunft Römerstraße.

Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 6 TVöD.

Ihre Aufgaben:

• Sekretariatsaufgaben (u.a. Telefondienst, Postverteilung)
• Organisationsaufgaben (u.a. Aktenverwaltung, Pflege von Formularbestand, Bestellung und Ausgabe von Büromaterial)
• Zuarbeit für die Sachbearbeitung und Hausleitung
• Erteilung von allgemeinen Auskünften (Infotheke)
• Organisatorische Tätigkeiten bei Ein-, Aus- und Umzug von Bewohnenden und im Rahmen der Belegung der Gemeinschaftsunterkunft
• Mitwirkung bei der Pflege von Datenbanken und Statistiken und unterstützende Tätigkeiten in den organisatorischen Bereichen des Betriebs einer Gemeinschaftsunterkunft
• Selbstständige Bearbeitung von/ Informationsreichung über Anträge(n) auf soziale Vergünstigungen (u.a. Lobbycard)

Änderungen aufgrund organisatorischer Maßnahmen bleiben vorbehalten.

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungs-, Büro- oder Sekretariatsbereich oder eine gleichwertige Ausbildung
• ein zugewandtes, freundliches, taktvolles und hilfsbereites Zugehen auf geflüchtete Menschen auch in stressigen Situationen
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, Einfühlungsvermögen, Flexibilität
• die Bereitschaft, im Team mit Kolleg*innen eng zusammenzuarbeiten und mit Trägern außerhalb der Verwaltung zu kooperieren
• die Bereitschaft, sich auf neue gesellschaftliche und soziale Änderungen einzulassen
• sicheres Beherrschen der gängigen Office-Anwendungen (inkl. Excel, PowerPoint)

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