Jobbeschreibung
Über MSA MSA Safety Incorporated wurde 1914 gegründet und ist weltweit führend in der Entwicklung, Herstellung und Lieferung von Sicherheitsprodukten zum Schutz von Menschen und Anlageninfrastrukturen. Viele MSA-Produkte integrieren eine Kombination aus Elektronik, mechanischen Systemen und fortschrittlichen Materialien, um Benutzer vor gefährlichen oder lebensbedrohlichen Situationen zu schützen. Die umfassende Produktpalette des Unternehmens wird von Arbeitnehmern auf der ganzen Welt in einem breiten Spektrum von Märkten eingesetzt, darunter in der Öl-, Gas- und petrochemischen Industrie, der Feuerwehr, der Bauindustrie, dem Bergbau und dem Militär. Zu den Kernprodukten von MSA gehören umluftunabhängige Atemschutzgeräte, stationäre Gas- und Flammendetektionssysteme, tragbare Gasdetektionsgeräte, industrielle Kopfschutzprodukte, Feuerwehr- und Rettungshelme sowie Absturzsicherungsgeräte.
Erhaltung eines geordneten und gut organisierten Arbeitsumfeldes, einschließlich:
- Ausführung aller Verwaltungsaufgaben mit Bezug zum Gebäudemanagement und -wartung
- Allgemeine Betreuung der Büroräumlichkeiten, einschließlich Koordinationsaufgaben beim Umzug von Mitarbeitern und Ausstattung sowie Raumnutzung
- Vorschlagen und Umsetzen von Verbesserungen der Räumlichkeiten hinsichtlich des Designs und Brandings
- Beaufsichtigung von Wartungs- und Reparaturarbeiten in Abstimmung mit den ausführenden Dienstleistern, Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen und Sicherstellung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
- Bearbeitung von Postein- und -ausgang, einschließlich Scannen und Sicherstellung der zeitgerechten Bearbeitung durch die Empfänger
Lieferantenbeziehungen:
- Unterstützung des Indirect Sourcing Managers bei der Suche neuer Anbieter, in Meetings, bei Vertragsverhandlungen sowie bei Vorschlägen zur Kostenoptimierung im Bürobereich
- Unterstützung im Prozess der Aufnahme neuer Anbieter für Büroausstattung und -material
- Zeitplanung von Arbeiten an Räumlichkeiten mit Anbietern sowie Aufsicht über Leistungserbringung im Rahmen ausgelagerter Serviceverträge
- Rechnungsprüfung und -freigabe von Zahlungen von bis zu 1000€
Fuhrparkverwaltung:
- Verwaltung der Firmenfahrzeuge in Deutschland, Österreich und der Schweiz
- Bearbeitung von Vorgängen bei der Beauftragung sowie bei Geldbußen und Verkehrsstrafen
- Verwaltung und Ablage aller individueller Leasingverträge
- Führerscheinüberprüfung bei Neueinstellungen und Aufkleben der QR-Codes, bei Bedarf
- Bearbeitung von Vorgängen für Fahrzeuge, die nicht an LeasePlan zurückgegeben wurden, aber in Berlin oder an anderen Standorten abgestellt wurden, z.B. bei Mitarbeiteraustritten oder Verrentung
- Bewilligung der monatlichen Leasingkosten für Fahrzeuge (LeasePlan, ALD) und Tankkarten (DKV)
Koordination von Events:
- Organisation von Veranstaltungen und Aktivitäten, wie Teambuilding-Events, Betriebsfeiern und -ausflügen zur Förderung eines positiven Arbeitsklimas
Bürokommunikation:
- Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen und Vorgehensweisen der Bürokommunikation, einschließlich der Sicherstellung ihrer Anwendung und Aktualisierung, bei Bedarf
- Information der Mitarbeiter bezüglich Veränderungen, anstehender Events sowie Schulungen oder Workshops
- Erkennen und Lösen von Konflikten oder Herausforderungen im Arbeitsbereich als Beitrag zu einer harmonischen und kooperativen Arbeitsatmosphäre
- Berufsausbildung in den Bereichen Verwaltung oder Recht
- Einschlägige, mindestens 2-jährige Berufserfahrung als Bürokaufmann (m/w/d), Assistent (m/w/d), Sachbearbeiter (m/w/d) oder in einem ähnlichen Bereich
- Organisationsgeschick und gutes Zeitmanagement
- Außergewöhnliche mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten auf Englisch und Deutsch
- Problemlösungskompetenz, kritisches Denkvermögen und die Fähigkeit, informierte Entscheidungen zu treffen, durch die Herausforderungen überwunden und Chancen genutzt werden können
- Erfahrung in der Budgetverwaltung, Ausgabenüberwachung und Rechnungslegung sind wünschenswert
- Eine unbefristete Anstellung
- 37,5 Std./Woche
- 30 Tage Urlaub
- Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Kostenloser Kaffee, Tee und Obst
- Mitarbeiterparkplätze
- Sicherheit eines über 110 Jahre alten Marktführers
- Sinnvolle Projekte, die einen Unterschied machen - bei MSA wird Ihre Arbeit Leben retten!
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