Jobbeschreibung
Das Max-Planck-Institut für Biochemie (MPIB) in Martinsried bei München zählt zu den führenden internationalen Forschungseinrichtungen auf den Gebieten der Biochemie, Zell- und Strukturbiologie sowie der biomedizinischen Forschung und ist mit rund 28 wissenschaftlichen Abteilungen und Forschungsgruppen und rund 750 Mitarbeitenden eines der größten Institute der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir baldmöglichst in Teilzeit bei flexibler Arbeitszeitregelung einen engagierten und motivierten
Fremdsprachensekretär (m/w/d)
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird in Aussicht gestellt.
Sie arbeiten als persönliche*r Assistent*in der Direktorin der Abteilung Zelluläre und molekulare Biophysik und unterstützen ein internationales Team von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in allen administrativen und nicht-wissenschaftlichen organisatorischen Belangen.
- Organisation und Koordination administrativer Abläufe innerhalb der Abteilung
- Vorbereitung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten
- Unterstützung bei der Abwicklung und Verwaltung von Drittmittelprojekten
- Organisation von Sitzungen, Meetings, Terminen, internen und externen Workshops
- Pflege und Verwaltung elektronischer Daten und Systeme zur Dokumentation und Kommunikation
- Organisation, Planung und Abrechnung von In- und Auslandsreisen
- Ansprechpartner (m/w/d) für die MPIB-Verwaltung in organisatorischen und personellen Angelegenheiten
- Betreuung von ausländischen Gastwissenschaftler*innen
- Einkäufe und Beschaffungen (SAP)
- Ausbildung im kaufmännischen Bereich
- Erfahrung im Bereich Assistenz und im Umgang mit Verwaltungsprozessen
- Exzellente digitale Fähigkeiten und sicherer Umgang mit modernen Bürosoftware- und Datenmanagement-Systemen (Microsoft Office, elektronische Verwaltungsprogramme)
- Offenheit im Umgang mit neuer Technologie / Software und deren Anwendungsmöglichkeiten im Büroalltag, insbesondere im Bereich der KI
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache für die Kommunikation in einem internationalen Forschungsumfeld
- Eigenverantwortliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
- Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein lösungsorientierter Umgang mit Herausforderungen
- Serviceorientierte Denk- und Arbeitsweise
- Krisensichere, perspektivisch unbefristete Stelle am Standort Martinsried
- Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem der größten Institute der Max-Planck-Gesellschaft
- Vergütung nach TVöD (Bund) bis Entgeltgruppe 8, inklusive jährlicher Jahressonderzahlung, jährlichen individuellen Leistungsentgelts
- 30 Tage Urlaubsanspruch bei einer Fünftagewoche, zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester (24.12. und 31.12.)
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL), vermögenswirksame Leistungen und andere übliche Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund)
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch institutseigene Kinderbetreuungsmöglichkeiten und Kooperation mit einem Familienservice
- Eigene Cafeteria / Kantine
- Aktives betriebliches Gesundheitsmanagement und Sportangebote (u. a. Boulderwand, Tennisplätze, Firmenfitness über EGYM Wellpass)
- Zuschuss zum Jobticket