Jobbeschreibung
Im Dekanat der Technischen Fakultät (Team Projekt- und Drittmittelmanagement) ist die folgende Position zu besetzen:
Drittmittelsachbearbeiter*in (m/w/d)
Kennziffer: Tech24631
- Start: nächstmöglich
- Vollzeit (Teilzeit mit mind. 75 % möglich)
- Vergütung nach E9a TV-L
- befristet
Der Aufgabenschwerpunkt liegt auf dem von der Universität Bielefeld koordinierten Verbundprojekt „KI-Akademie OWL“. Das vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderte Projekt dient der Bündelung und Vertiefung von Entwicklungen zur Künstlichen Intelligenz (KI) an den Hochschulen in OWL mit dem Ziel standardisierter Prozessketten sowie Maßnahmen zur Kommunikation von und mit Stakeholdern.
Sie verstärken das Team Projekt- und Drittmittelmanagement und sind die erste Anlaufstelle für die Leiter*innen und die Partner*innen hinsichtlich der administrativen Aspekte dieser Projekte. Sie arbeiten in einem forschungsintensiven Umfeld und unterstützen an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung die erfolgreiche Umsetzung von Projekten.
Die Technische Fakultät umfasst die Fachbereiche Informatik und Biotechnologie. Wir sind eine junge, dynamische und forschungsstarke Fakultät mit 21 Forschungsgruppen, 240 Mitarbeiter*innen und knapp 1.400 Studierenden. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert. Sind Sie bereit, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld unter Beweis zu stellen? Werden Sie Teil unserer Fakultät und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft. Wir bieten Ihnen abwechslungsreiche und spannende Tätigkeiten mit kurzen Kommunikationswegen sowie eine offene und wertschätzende Arbeits- und Gesprächskultur.
- eigenständige Finanzplanung und Überwachung der Budgets des Projekts KI-Akademie und der weiteren zugewiesenen Projekte (55 %), dazu zählen u. a.
- Finanzplanung der Personalaufwendungen und der Sachmittelbudgets
- laufende Überwachung der Ausgaben der Projekte
- Mitwirkung an Revisionssicherheit
- Erstellung von Mittelanforderungen und Verwendungsnachweisen,
- Monitoring und Controlling des Kostenfortschritts
- allgemeine Verwaltungsaufgaben (25 %), z. B.
- Zuarbeit bei der Vorbereitung von Personal- und Hilfskraftverträgen
- Reisekostenabrechnungen
- Unterstützung bei der Einrichtung der Projekte (5 %)
- Budgetgenehmigung in den Projekten bei Beschaffungen (SAP/SRM) und Dienstreisen (SAP) (10 %)
- Rechnungsbearbeitung/-weiterleitung im WMD x-Flow (5 %)
Das erwarten wir
- abgeschlossene Ausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann)
- nachgewiesene Berufserfahrung mit Bezug zum Aufgabenfeld, vorzugsweise in der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel und der administrativen Betreuung von Projekten, möglichst im universitären Kontext
- Grundkenntnisse im Zuwendungs-, Haushalts- und Steuerrecht
- sehr gute und umfassende EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office
- sicherer Umgang mit Zahlen gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- hohe Fähigkeit zum eigenständigen, strukturierten, serviceorientierten und engagierten Arbeiten
- ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
- hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
- großes Verantwortungsbewusstsein sowie eine zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
Das wünschen wir uns
- praktische Kenntnisse in der Bewirtschaftung von Drittmittelprojekten
- Grundkenntnisse in Personal- und Hilfskraftangelegenheiten
- Vergütung nach E9a TV-L
- befristet bis zum 31.12.2028 (§ 14 Abs. 1 Nr. 1 TzBfG)
- Vollzeit (Teilzeit mit mind. 75 % möglich)
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- flexible Arbeitszeiten
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten