Jobbeschreibung
Als lebendige und innovative Stadt mit rund 80.000 Menschen ist Norderstedt ein angenehmes Wohn- und Lebensumfeld. Verkehrsgünstig zwischen Nord- und Ostsee, mit einer direkten Verbindung in die Hamburger Innenstadt und mit allen weiterführenden Schulen am Ort – Norderstedt bietet ein vielfältiges, kulturelles Leben.
Folgende Stellen sind zum 01.03.2025 oder später zu besetzen:
Sachbearbeiter*innen (w/m/d) Vorzimmer Dezernat II/III
39 Std./Woche, Entgeltgruppe 9 a TVöD
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d)
oder
- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann (w/m/d) für Bürokommunikation oder vergleichbare dreijährige Ausbildung
- Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer/Sekretariat wünschenswert
Wichtige Kompetenzen:
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Schnelle Auffassungsgabe bei komplexen Sachverhalten
- Grundkenntnisse im schleswig-holsteinischen Kommunalrecht
- Grundkenntnisse in der Ablauforganisation einer öffentlichen Verwaltung
Organisationsfähigkeit:
- Ausgeprägtes Organisationstalent
- Vorausschauende Planung und Organisation des Büroalltags
- Fähigkeit, Termine und Meetings effizient zu koordinieren
- Planung und Begleitung von Veranstaltungen
- Ausgeprägte Fähigkeit zur Priorisierung
Kommunikationsfähigkeit:
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
- Fähigkeit zur Kommunikation mit verschiedenen Interessengruppen (z. B. Behörden, Bauherr*innen, Architekt*innen)
Diskretion:
- Hohe Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Absolute Loyalität gegenüber dem Dezernenten/der Dezernentin und Verschwiegenheit
Selbstständigkeit und strukturiertes Arbeiten:
- Fähigkeit zur selbstständigen Organisation von Arbeitsabläufen
- Umsichtige und gewissenhafte Arbeitsweise
- Beherrschung systematisierter und strukturierter Arbeitsmethoden
Soziale Kompetenzen:
- Hohes Maß an Aufgeschlossenheit und positiver Ausstrahlung
- Teamfähigkeit und ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen
- Bereitschaft, in Vertretungsfällen Aufgaben der Vorzimmer der Oberbürgermeisterin und der Sozialdezernentin/des Baudezernenten zu übernehmen
- Ansprechpartner*in, „gute Seele“ und Verbindungsstelle des Dezernenten/der Dezernentin zu den Amtsleitern/Amtsleiterinnen der jeweiligen Dezernate
- Organisatorische Unterstützung des Ersten Stadtrats/Baudezernenten bzw. der Zweiten Stadträtin/Sozialdezernentin in administrativen und strategischen Angelegenheiten
- Leitung und Betreuung von Besuchern und Gästen des jeweiligen Dezernats
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen, Sitzungen und Tagungen
- Schriftliche und telefonische Korrespondenz
- Büroorganisation einschließlich Abwicklung von Dienstreisen
- Verwaltung des Bürobedarfs und Bestellung von Materialien
- Bearbeitung von Post und E-Mails
- Aktenführung im Dokumentenmanagementsystem
- Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten
- Vorbereitung von Präsentationen und Berichten
- Ansprechpartner*in bei internen und externen Anfragen
- Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Kund*innen, Partner*innen und Kolleg*innen
- Planung und Buchung von Dienstreisen inkl. Erstellung von Reiseabrechnungen
- Zuschüsse für ÖPNV oder Fahrradleasing
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Fortbildung und Weiterqualifizierung
- Flexible Arbeitszeitregelungen
- Gute Ausbildungsmöglichkeiten
- Tarifgerechte Bezahlung
- Chancengleichheit und Integration
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf