Jobbeschreibung
Rupprecht Consult ist ein unabhängiges Forschungs- und Beratungsunternehmen mit Sitz in Köln. Seit 1996 ist es unsere Mission zur nachhaltigen Entwicklung von Städten und Regionen in Europa und weltweit beizutragen. Rupprecht Consult entwickelt hierzu innovative Ideen für nachhaltige urbane Mobilität. Unsere Projekte werden durch Forschungs- und Innovationsprogramme gefördert und wir kooperieren weltweit in multidisziplinären Konsortien. In internationalen Fachkreisen steht der Name Rupprecht Consult für hohe Qualität und anerkannte Expertise.
Wir sind ein internationales Team von erfahrenen Beratern. Deshalb ist Englisch bei uns Unternehmenssprache.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als kaufmännische Büroassistenz (m/w/d) in Vollzeit.
Du unterstützt das Office Management unseres kleinen, dynamischen Projektbüros durch administrative Tätigkeiten. Zu deinem vielfältigen Aufgabenbereich gehören:
- Rechnungseingang / Vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung
- Rechnungserstellung über Onlineportale
- Überprüfung von Kreditkartenabrechnungen
- Verwaltung der Arbeitszeiterfassung unserer Werkstudenten
- Unterstützung unserer Akquise Prozesse durch Bereitstellung von administrativen Dokumenten.
- Reisemanagement (Buchung von Geschäftsreisen, Auslagenerstattungen, Verwaltung von Bahncards der Mitarbeiter etc.)
- Allgemeine Büroorganisation und Kommunikation (E-Mails, Telefon)
- Allgemeine Sekretariatsarbeiten, z.B. Ablage, Materialbeschaffung
- Kalenderpflege (Outlook)
- Meetingräume für Geschäftstreffen verwalten
- Organisation des Onboardings und Offboardings für neue Mitarbeiter*Innen
- Hin und wieder: Empfang und Betreuung unserer Gäste
Wen wir suchen?
Du hast deine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder Vergleichbares abgeschlossen. Du bringst schon erste Berufserfahrung mit, hast dein Organisationstalent unter Beweis gestellt und möchtest deine Fähigkeiten für etwas Sinnstiftendes einsetzten.
Du arbeitest genau und kannst dich selbst gut strukturieren. Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse und übernimmst gerne Initiative. Zudem bist du routiniert im Umgang mit modernen Softwarelösungen wie MS Office und hast Freude an der Arbeit in einem internationalen Team. Erste Erfahrungen im Umgang mit einem ERP-System (wir nutzen Munixo) sind von Vorteil.
- Ein abwechslungsreiches, dynamisches und sinnvolles Arbeitsumfeld in einem sympathischen, internationalen Team.
- Offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
- Moderne Arbeitsatmosphäre und Büroausstattung im Herzen von Köln mit der Möglichkeit zum teilweisen Homeoffice
- Firmenevents und -veranstaltungen
- Firmenhandy wird zur Verfügung gestellt
- Flexible Arbeitszeiten und jährlicher Urlaubsanspruch von 28 Tage
- Ein Laptop mit der notwenigen Software wird zur Verfügung gestellt
- Deutschland-Ticket
- Bike Leasing (Jobrad)