Jobbeschreibung
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.
Assistentin / Assistent der Direktion (d/w/m)
Medizinische Bibliothek
Arbeitszeit: Voll- und Teilzeit bis zu 39 (ab 01.01.2025 38,5) Wochenstunden möglich | Bewerbungsfrist: 08.12.2024
Arbeiten an der Charité
Die Medizinische Bibliothek ist die zentrale Serviceeinrichtung der Charité für die Beschaffung und Bereitstellung von Literatur und Informationen, überwiegend in elektronischer Form und bietet Arbeitsplätze an drei Standorten. Sie unterstützt Forschende, Studierende und Lehrende, Krankenversorgung und Verwaltung bei der effizienten und unabhängigen Nutzung und Verbreitung von Informationen. Wir engagieren uns in den Bereichen Informationskompetenzförderung und Open-Access-Infrastruktur- und Publikationsdienste und sind motiviert, weitere Services im Bereich Open Science aufzubauen. Die Medizinische Bibliothek ist Mitgründerin und -betreiberin von Berlin Universities Publishing (BerlinUP), dem Open-Access-Verlag des Exzellenzverbundes Berlin University Alliance.
Ihre Aufgaben als Assistenz der Bibliotheksleitung:
- Büroorganisation und Koordination: Sie übernehmen die Leitung des Büros und koordinieren eigenständig Termine, Veranstaltungen und Meetings – von der Vorbereitung bis hin zur Nachbereitung.
- Bearbeitung komplexer Sachverhalte: Sie bereiten komplexe Themen auf und sorgen für eine effiziente Weiterverarbeitung durch das Team. Dabei koordinieren Sie auch Zuarbeiten und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss.
- Kommunikation und Protokollführung: Sie sind Ansprechperson für interne und externe Partner und führen Protokolle bei Besprechungen und Veranstaltungen.
- Berichtswesen und Statistik: Sie erstellen Statistiken, Berichte und Dokumentationen, die für die Bibliotheksleitung und andere Stakeholder von Bedeutung sind.
- Beschaffungsmanagement: Sie unterstützen bei der Vorbereitung und Organisation von Beschaffungsvorgängen und sorgen dafür, dass alle Schritte gut abgestimmt sind.
- Projektmanagement: Sie wirken aktiv an Projekten mit, unterstützen bei der Planung und begleiten die Umsetzung bis zum Abschluss.
- Personaladministration: Sie entlasten die Leitung bei der Personalverwaltung, unterstützen bei Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren und tragen zur effizienten Organisation des Personaleinsatzes bei.
- Abwesenheitsmanagement: Sie kümmern sich um die PEP-Dokumentation von An- und Abwesenheiten und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf in der Personalplanung.
- Fort- und Weiterbildung: Sie koordinieren Fort- und Weiterbildungen sowie Dienstreisen und kümmern sich um die Abrechnung.
- Öffentlichkeitsarbeit und Webgestaltung: Sie unterstützen bei der regelmäßigen Aktualisierung und Gestaltung des Webauftritts der Medizinischen Bibliothek und erstellen Präsentationen sowie Informationsmaterialien für interne und externe Zwecke.
- Abgeschlossenes Studium (Bachelor) im Bereich Bibliotheks- / Informationswissenschaft oder in den Bereichen Verwaltung, Management, Wirtschaft oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Büromanagement / Leitungsassistenz
- Kenntnisse gängiger Verwaltungsvorgaben und Haushaltsvorschriften
- Erfahrung im Bereich Personalverwaltung, Stellenbesetzungsverfahren von Vorteil
- Kenntnisse des Beschaffungsrechts
- Kenntnisse der Arbeitsgebiete und Geschäftsgänge wissenschaftlicher Bibliotheken von Vorteil
- Erfahrung in der Arbeit mit einem Contentmanagementsystem (bevorzugt TYPO3) von Vorteil
- Sichere Beherrschung von Standard-Bürokommunikationssoftware (insbesondere erweiterte Microsoft Excel-Kenntnisse)
- Gute Kenntnisse gängiger Internetanwendungen
- Befähigung zum selbstständigen Arbeiten sowie Teamfähigkeit
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Servicebewusstsein
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eine hochprofessionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben.
- • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.