Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

Universität zu Köln

  • Köln
  • Veröffentlicht am: 8. November 2024
Jobbeschreibung

Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächer­spektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungs­schwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten viel­fältige Karriere­chancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung.

Die Abteilung 51 für Entwicklung, Planen und Bauen ist innerhalb des Dezernats Gebäude- und Liegenschafts­management für die Entwicklung der baulichen Master­planung von Standort­konzepten und dem Flächen­management sowie der Steuerung von großen Bau­maßnahmen bis zur Inbetrieb­nahme und Übergabe an die Nutzer*innen verant­wortlich.


  • administrative Unterstützung der Abteilungs­leitungen, unterschrifts­reife Erledigung von Schrift­verkehr und Vorbereitung von Unterlagen in Personal­angelegen­heiten
  • organisatorische und administrative Aufgaben mit internen und externen Kontakten
  • Terminüberwachung und -koordination, Post­bearbeitung, Telefon­auskunft, Material­beschaffung, Budget­verwaltung, Organisation von Dienst­reisen und Gleitzeit­bearbeitung
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Workshops etc.
  • Projektassistenz / Vorbereitung von Entscheidungs­vorlagen

  • abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*mann für Bürokommunikation bzw. Büro­management, Verwaltungs­fach­angestellten (w/m/d) oder gleich­wertige Qualifikation
  • nachgewiesene Berufs­erfahrung im Bereich Assistenz
  • Erfahrung im Bereich öffentliche (Bau-)Verwaltung von Vorteil
  • gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
  • routinierte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen
  • Teamorientierung, schnelle Auffassungs­gabe, Organisations­fähigkeit und ein hohes Maß an Flexibilität

  • ein vielfältiges und chancen­gerechtes Arbeits­umfeld
  • Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • flexible Arbeits­zeit­modelle, teilbare Vollzeit­stellen
  • umfangreiches Weiter­bildungs­angebot
  • Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheits­managements
  • Möglichkeit zur mobilen Arbeit

Die Universität zu Köln fördert Chancen­gerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Die Stelle ist ab 09.01.2025 in Vollzeit (39,83 Wochen­stunden) zu besetzen. Sie ist auf Grund einer Mutterschutz- / Eltern­zeit­vertretung voraussichtlich bis zum 20.10.2026 befristet. Eine Verlängerung ist eventuell möglich. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgelt­gruppe 8 TV-L.

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