Empfangs- und Teamassistenz

Jobbeschreibung

Die Art-Invest Real Estate Management GmbH & Co. KG ist eine Immobilien-Projektentwicklungs und Investmentgesellschaft mit Hauptsitz in Köln. In den attraktiven Regionen Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Köln/Bonn, München, Nürnberg, Stuttgart, Leipzig, Wien und London erkennen wir Potenziale, entwickeln visionäre Realisierungsansätze und erschaffen Objekte und Lagen mit nachhaltigem Wert.

In dieser Position repräsentierst du mit Kompetenz und Verbindlichkeit das Unternehmen und bildest mit deinem Organisationsgeschick den administrativen Rahmen für unser Tagesgeschäft.

• Eigenverantwortlich erstellst du Beauftragungen, Präsentationen, Tabellen und Protokolle – vom ersten Entwurf bis zur finalen Ablage.
• Im Büro- und Konferenzbereich schaffst du eine angenehme Atmosphäre und bist die erste Kontaktperson für unsere Dienstleister, Lieferanten, Mieter und externe Besucher.
• Du übernimmst die Organisation, Koordination und Durchführung von Mitarbeiter- und Mieterevents.
• Als kommunikative Schnittstelle zwischen internen Projektteams, Abteilungen und Geschäftspartnern führst du Korrespondenzen, gibst telefonische Auskünfte und koordinierst Meetings.
• Du sorgst dafür, dass benötigte Dokumente auffindbar, Büromaterialien, Werbemittel und Getränke vorhanden und die Kalender stets auf dem aktuellen Stand sind.
• Mit deinem guten Gespür für Dringlichkeit und Wichtigkeit verwaltest du den Post-und E-Mail-Eingang und leitest Informationen an die zuständigen Kolleg:innen weiter.
• Zudem unterstützt du uns bei der Rechnungsprüfung und beim Befüllen der Datenräume mit relevanten Informationen.
• Gewissenhaft organisierst und verteilst du interne Umläufe und prüfst die zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf ihre formale Richtigkeit.
• Du übernimmst auch die Reiseplanung und damit verbunden die Reisekostenabrechnungen.

• Mit einer abgeschlossenen Ausbildung im kaufmännischen Bereich, Hotelfachwesen oder in der Immobilienwirtschaft, z. B. als Kauffrau:Kaufmann für Büromanagement, Immobilienkauffrau:mann oder Hotelkauffrau:mann, bist du gut aufgestellt.
• Zusätzlich konntest du bereits Erfahrung als Assistent:in im Sekretariat, in der Administration oder Büro- und Projektorganisation sammeln.
• Administrative Aufgaben managst du dank guter Anwendungskenntnisse in MS Office sowie deiner sorgfältigen und strukturierten Arbeitsweise effizient.
• Du bist organisationsstark – in gemeinsamer Teamarbeit und in den von dir allein verantworteten Aufgaben.
• Kunden und Geschäftspartnern begegnest du angemessen und kultiviert – zudem überzeugst du durch dein souveränes und freundliches Auftreten.
• Du bist sprachgewandt, sowohl im direkten Gespräch als auch im Schriftverkehr auf Deutsch.

Auf dich wartet eine interessante, vielseitige Tätigkeit in einem agilen Team sowie flache Hierarchien. Außerdem kannst du dich auf eine individuell abgestimmte Einarbeitung, eine leistungsgerechte Vergütung, zahlreiche Social Benefits sowie Weiterbildungsprogramme freuen. Auch flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten sind möglich.

Wir leben den Austausch – nicht nur in unseren gut ausgestatteten Büros, sondern auch außerhalb auf regelmäßigen Teamevents. Denn ein gutes Miteinander ist uns wichtig.

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