Jobbeschreibung
Die Art-Invest Real Estate Management GmbH & Co. KG ist eine Immobilien-Projektentwicklungs und Investmentgesellschaft mit Hauptsitz in Köln. In den attraktiven Regionen Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Köln/Bonn, München, Nürnberg, Stuttgart, Leipzig, Wien und London erkennen wir Potenziale, entwickeln visionäre Realisierungsansätze und erschaffen Objekte und Lagen mit nachhaltigem Wert.
Für unseren Firmensitz in Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine fachlich und menschlich überzeugende Assistenz in Vollzeit, vorerst befristet auf 1,5 Jahre.
- Im Empfangs- und Konferenzbereich schaffst du eine angenehme Atmosphäre für unsere Gäste, einschließlich deren Bewirtung, und vermittelst Besucher:innen an die richtigen Ansprechpartner:innen – darüber hinaus bist du erste Kontaktperson für unsere Dienstleister:innen und Lieferant:innen.
- Als kommunikative Schnittstelle übernimmst du die Telefonzentrale, verbindest Gesprächsteilnehmer:innen und unterstützt bei der Durchführung der technisch gestützten Konferenzen.
- In deiner Rolle als Teamassistenz verwaltest du ein zentrales E-Mail-Postfach, führst Korrespondenzen, bist für die Postabwicklung zuständig und erledigen auch administrative Aufgaben, wie das Führen der Geburtstagsliste, die Pflege von organisatorischen Hinweisen im Intranet.
- Auch die Organisation von Meetings, Team Events, einschließlich des Caterings, liegt in deinen Händen.
- Du sorgst dafür, dass Büromaterialien vorhanden sind und du bestellst diese gegebenenfalls nach.
- Soziale Aktionen, wie unsere Social Days oder der Geschenkebaum zugunsten sozialer Einrichtungen in der Weihnachtszeit, werden von dir koordiniert.
- Eine gute Basis bildet eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder Hotelfachwesen, idealerweise mit anschließender Berufserfahrung als Assistenz am Empfang oder im Sekretariat.
- Du bist organisationsstark und freundlich – in gemeinsamer Teamarbeit und in den von dir allein verantworteten Projekten.
- Gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sind für diese Position selbstverständlich.
- Kund:innen und Geschäftspartner:innen begegnest du angemessen, kultiviert und verbindlich – zudem überzeugst du durch dein souveränes und repräsentatives Auftreten.
- Du bist sprachgewandt sowohl im direkten Gespräch als auch im Schriftverkehr auf Deutsch. Englisch benötigst du zur Annahme und Weiterleitung von Telefonaten oder zur Begrüßung von Besucher:innen.
Auf dich wartet eine interessante, vielseitige Tätigkeit in einem agilen Team sowie flache Hierarchien. Außerdem kannst du dich auf eine individuell abgestimmte Einarbeitung, eine leistungsgerechte Vergütung, zahlreiche Social Benefits sowie Weiterbildungsprogramme freuen. Auch flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten sind möglich.
Wir leben den Austausch – nicht nur in unseren gut ausgestatteten Büros, sondern auch außerhalb auf regelmäßigen Teamevents. Denn ein gutes Miteinander ist uns wichtig.
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