Jobbeschreibung
Du bezeichnest dich als strukturiert und organisiert? Du sprichst im Idealfall Englisch und hast Lust eigenverantwortlich in einem kleinen Team zu arbeiten? Dann würden wir Dich sehr gern kennenlernen!
Wir, das ist die QG Base GmbH, die als Serviceeinheit der Quaddro Group GmbH und weiterer Schwesterfirmen in Braunschweig-Rautheim ihren Firmensitz hat. Die Quaddro Group GmbH, ist unter der Marke "ambelt" (www.ambelt.de) als Großhandel für Vulkaniseure und Erstausrüster im Bereich Gummifördergurte und Förderbandkomponenten in der D-A-CH-Region bekannt. Mit verschiedenen Schwesterunternehmen wie der Quaddro Service GmbH (www.wuk-service.de) sind wir auch als Vulkaniseur und Lieferant von Verschleißschutzmaterialien in unserer Region präsent.
Aufgrund stetigen Wachstums suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine neue vertrauensvolle Mitarbeiterin / einen neuen vertrauensvollen Mitarbeiter für das Backoffice, welche / welcher nach einer fundierten Einarbeitung am Firmensitz in Braunschweig zu unserem Erfolg beizutragen möchte.
Arbeitszeitmodell: mind. 20 Stunden an 3 Tagen in der Woche; gern auch mehr Stunden.
Zu deinen Aufgaben gehören:
1. Allgemeine Administration
- Sichtung der Post für alle Firmen mit anschließender Bearbeitung
- Sichtung der verschiedenen E-Mail-Postfächer für die verschiedenen Firmen
- Kommunikation mit verschiedenen Institutionen und Partnern wie z.B. Versicherungen, Anwälten und Notaren, Gewerbeamt, Berufsgenossenschaften, Banken und der IHK
- Ablage der Dokumente offline und online
- Bestellung von Bürobedarf
2. Reisemanagement
- Buchung von Flügen nach Vorgabe der Geschäftsführung und Koordination des Transfers der Geschäftsführung vom und zum Flughafen Hannover
- Beantragung von VISA für die Geschäftsführung
- Ggfs.Hotelbuchungen
3. Fuhrparkmanagement
- Terminierung von Serviceterminen der KFZ
- Verwaltung von Tankkarten
- Beschaffung von KFZ inklusive Anmeldung dieser beim Straßenverkehrsamt und der Versicherung
- Halbjährliche Einholung der Kilometerstände bei den Kollegen und Überprüfung der Führerscheine der Mitarbeiter*innen
4. Ausbildungsunterstützung
- Du übernimmst die rein administrative Ausbildungsunterstützung für unseren Auszubildenden
- Unterstützung des Ausbilders bei der Kommunikation mit der IHK
- Ggfs. Anpassung des Ausbildungsplans für den Auszubildenden und interne Kommunikation
5. Gebäudemanagement
- Terminierung von Gartenarbeiten
- Ggfs. Terminierung von einigen Wartungsterminen wie z.B. mit dem Schornsteinfeger
- Kommunikation mit diversen Firmen wie z.b. der Reinigungsfirma
6. Vertragsverwaltung
- Sichtung und Prüfung von Verträgen
- Anpassungen von diversen Rahmenverträge
- Ablage auf einem eigenen nicht freizugänglichen Laufwerk
- Du hast Berufserfahrungen im Backoffice bzw. der Organisation von Firmen.
- Du verfügst über Kenntnisse in MS Outlook, MS Excel und MS PowerPoint
- Du bist durchsetzungsstark und verfügst über eine selbstständige Arbeitsweise
- Du verfügst über gute Englischkenntnisse
- Du hast Verhandlungsgeschick
- Du verfügst über eine gute Kommunikationsfähigkeit
- eine umfangreiche Einarbeitung. Als Teil eines hilfsbereiten Teams mit hoher fachlicher Kompetenz sind Sie nicht allein und erhalten die Hilfe, die Sie benötigen
- eine Tätigkeit in Festanstellung mit einer 3-monatigen Probezeit
- eine Möglichkeit mit uns gemeinsam zu wachsen und auf einer Schlüsselposition Verantwortung zu übernehmen
- 25 Tage Urlaub im Jahr bei einer 5 Tage Woche
- Einen Firmenlaptop und ggfs ein Firmenhandy