Jobbeschreibung
Steigen Sie ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchten Sie diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist Ihr Platz bei uns!
Für unsere Organisationseinheit Facility Management Nord in Trauen suchen wir eine/n
Industriekauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation o. ä. (w/m/d)
Projekt-/Teamassistenz
Werden Sie Teil des Facility Managements Nord am Standort Trauen und unterstützen Sie die wissenschaftlichen Institute und die Einrichtungen der Technischen Infrastruktur bei vielfältigen Aufgaben im wissenschaftlich-technischen Umfeld.
Als Projekt‑/Teamassistenz haben Sie den Überblick über die Projekt- und Versuchstermine am Standort und sorgen für einen reibungslosen Betrieb. Sie begleiten kaufmännisch und organisatorisch Bauaufträge sowie Instandhaltungs-, Wartungs- und Reparaturaufträge von gebäudetechnischen Anlagen in enger Abstimmung mit der Revier- und Projektleitung, der Betriebstechnik, den Instituten und Einrichtungen. Sie prüfen und zeichnen Rechnungen von Dienstleistern, Fremdfirmen, Ver- und Entsorgungsunternehmen und organisieren die zentrale Ablage der Vertrags- und Bestandsdokumentation. Sie koordinieren und vereinbaren Einsatztermine und erstellen Rechnungen für interne und externe Partner und Kunden und unterstützen bei der Vorbereitung von öffentlichen Ausschreibungsverfahren. Teilaufgaben aus dem Bereich Controlling, der Gerätewirtschaft und dem Flächenmanagement runden Ihr abwechlungsreiches Tätigkeitsfeld ab.
Die Organisation von internen und externen Meetings, Workshops und Schulungen gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Planung von Dienstreisen und die Überwachung von Arbeitszeit- und Urlaubskonten der Mitarbeitenden des Facility Managements Trauen.
Wenn Sie Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen mitbringen, dann freuen wir uns, Sie in unserem Team begrüßen zu dürfen.
- abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z. B. als Industriekauffrau/‑kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare für die Tätigkeit relevante Qualifikation
- langjährige einschlägige Berufserfahrung möglichst im technischen Umfeld
- Erfahrungen als Projekt- und Teamassistenz sowie in der Abwicklung von Büro- und Verwaltungsprozessen
- Kenntnisse und Erfahrungen im Prozess-, Qualitäts- und Dokumentenmanagement
- sicherer Umgang mit den gängigen IT‑, Microsoft-Office-Anwendungen und SAP
- Erfahrung in der Erstellung von Protokollen
- Kenntnisse der einschlägigen technischen Normen (z. B. DIN, VDE, VDI) und Vorschriften (z. B. ArbStättV, ArbSchG) und deren Anwendung
- Erfahrung mit VOL- und VOB-Leistungen
- Grundkenntnisse in der Umsetzung und Auslegung von VOB, HOAI und RBBau
- sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- zielorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Organisations- und Teamfähigkeit
- hohe Serviceorientierung und ein sicheres Auftreten
- Erfahrung in der Pflege von Datenbanken
- idealerweise Grundkenntnisse TVöD, Bundesreisekostengesetz
- hohe Sozialkompetenz und Kommunikationsfähigkeit, Belastbarkeit gewünscht
- gute Kenntnisse der DLR-internen Prozesse, Verfahren und Richtlinien von Vorteil
Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen Ihnen unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.
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