Jobbeschreibung
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für das Institut für Angewandte und Numerische Mathematik (IANM) zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine/einen
Office Managerin / Office Manager (w/m/d)
Forschungsschwerpunkt der Arbeitsgruppe ist die numerische Mathematik. Wir beschäftigen uns u. a. mit der numerischen Lösung zeitabhängiger gewöhnlicher und partieller Differentialgleichungen, der numerischen linearen Algebra und numerischen Verfahren für die Bildverarbeitung.
Sie unterstützen die Institutsleitung und die wissenschaftlichen Führungskräfte bei der Verwaltung der finanziellen Ressourcen sowie bei der Projektadministration und sind Ansprechperson für alle budgetrelevanten und personellen Vorgänge. Ihr Aufgabengebiet umfasst im Einzelnen:
- Mitwirkung an der mittelfristigen Finanz- und Personalplanung sowie Vorbereitung der Jahresplanung, Jahresabschlussarbeiten
- Budgetcontrolling am IANM sowie am Sonderforschungsbereich SFB 1173
- Aufbereitung von Kennzahlen für die Institutsleitung, Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung
- Drittmittelprojektverwaltung (Vorkalkulation, Mittelabrufe, Übertragung und Umwidmung, Umsetzung von Förderauflagen)
- Organisation von Konferenzen und Workshops am und außerhalb des KIT
- Personalverwaltung des akademischen und studentischen Personals des Instituts
- Administrative Tätigkeiten wie Einkaufsmanagement, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Gästebetreuung
- Koordinierung der Institutsangelegenheiten mit den zentralen KIT-Abteilungen
- Sie verfügen über ein betriebswirtschaftliches Studium (Bachelor), idealerweise mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen / Controlling, oder über eine kaufmännische Ausbildung mit langjähriger einschlägiger Berufserfahrung.
- Ein sicherer Umgang mit den MS Office-Programmen ist ebenso erforderlich wie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
- SAP-Kenntnisse sowie Kenntnisse der Strukturen und Prozesse am KIT oder an universitären Einrichtungen sind von Vorteil.
- Teamfähigkeit und Organisationsgeschick runden Ihr Profil ab.
- Fließende Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift ist Voraussetzung.
- Sie sind engagiert, dynamisch und haben Freude im universitären Umfeld zu arbeiten.
ein vielfältiges, interessantes und internationales Arbeitsumfeld, das Sie aktiv gestalten und weiterentwickeln können.
Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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