Teamassistent*innen (m/w/d) / Office Manager*innen (m/w/d)

Jobbeschreibung

In der Technischen Fakultät sind die folgenden bis zu zwei Positionen zu besetzen:

Teamassistent*innen (m/w/d) / Office Manager*innen (m/w/d)

Kennziffer: Tech24598

• Start: nächstmöglich
• Vollzeit (auf Wunsch in zwei Teilzeitstellen mit 50 % teilbar)
• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet

Ihr Arbeitsbereich als Teamassistenz (m/w/d) / Office Manager*in (m/w/d) liegt in den neu gegründeten Gruppen der Technischen Fakultät.

Die Technische Fakultät umfasst die Fachbereiche Informatik und Biotechnologie. Wir sind eine junge, dynamische und forschungsstarke Fakultät mit über 20 Forschungsgruppen, 240 Mitarbeiter*innen und knapp 1400 Studierenden. Wir bilden den Nachwuchs für die zukünftigen Herausforderungen unserer Gesellschaft aus. Wir forschen und kooperieren mit nationalen und internationalen Partner*innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft und sind gleichzeitig fest in unserer Region Ostwestfalen Lippe verankert.

Sind Sie bereit, Ihr Organisationstalent und Ihre Kommunikationsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld unter Beweis zu stellen? Werden Sie Teil unserer Fakultät und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Zukunft. Wir bieten Ihnen abwechs­lungs­reiche und spannende Tätigkeiten mit kurzen Kom­mu­ni­ka­tions­wegen sowie eine offene und wertschätzende Arbeits- und Gesprächskultur.

Ihre Aufgaben umfassen im Wesentlichen:

• erste Anlaufstelle für die Mitarbeiter*innen, Gast­wissen­schaftler*innen und Hilfskräfte der Arbeitsgruppe für Anliegen und Auskünfte aller Art
• administrative und organisatorische Unterstützung der Gruppenleitung und des gesamten Teams
• Koordination und Organisation der typischen Abläufe in der Gruppe (z. B. Betreuung von Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen, Reisekostenabrechnungen, Beschaffungen, Inventarisierung, Pflege der Homepage, Schlüsselverwaltung, Buchungen von Räumen, Termin­koordination und -vereinbarung)
• Schnittstellenfunktion zu internen und externen Kund*innen und Fachabteilungen
• Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (Meetings und Tagungen)
• Übernahme von Vertretung von Kolleg*innen in den anderen Gruppen der Fakultät
• Zusammenarbeit mit der Fakultätsverwaltung bei:
  • Vorbereitung von Personalmaßnahmen
  • Finanzplanung von Beschaffungen, Reisekosten sowie Personalkosten für Hilfskräfte
  • Überwachung des Mittelabflusses sowie der verfügbaren Mittel der Gruppe
  • Finanzierungsprüfungen von Drittmittelprojekten
  • Verwaltung von Prüfungen und Abwicklung von Masterbewerbungen

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kauf­män­nischen Ausbil­dungs­beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Industriekauffrau*mann, Fremd­sprachensekretär*in, Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notar­fach­ange­stellte*r)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger einschlägiger Berufs­erfahrung
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• technische Fähigkeiten und sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (MS Office)
• gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit und Freude in Teams zusammenzuarbeiten
• ausgeprägtes Organisationstalent und gutes Zeit­manage­ment
• sehr gute Auffassungsgabe und Souveränität sowie Fähig­keit und Bereitschaft, sich neue und komplexe Inhalte schnell zu erschließen und sie lösungsorientiert an­zugehen
• selbstständiges Arbeiten in eigener Verantwortung und ausgeprägte Serviceorientierung
• die Bereitschaft, sich an wechselnde Anforderungen an­zu­passen und proaktives Handeln

Das wünschen wir uns

• erste Berufserfahrung in den Bereichen Teamassistenz / Officemanagement, optimalerweise in der Betreuung von Teams oder im Hochschulumfeld
• Erfahrung im Bereich von Personalmaßnahmen
• Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Res­sour­cen­überwachung
• Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit inter­na­tio­nalen Kund*innen
• Erfahrungen im Umgang mit SAP
• Erfahrungen in der Erstellung von Statistiken und Auswertungen mit Excel

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit (auf Wunsch in zwei Teilzeitstellen mit 50 % teil­bar)
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventions­angeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten und grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Auf­gabenfeld)
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)

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