Jobbeschreibung
Die Congruence GmbH ist eine führende Personalberatung, die sich auf die Vermittlung von Fach- und Führungskräften in Financial Services spezialisiert hat. Mit unserem Fokus auf individuelle Lösungen und eine enge Zusammenarbeit mit unseren Klienten tragen wir dazu bei, hochqualifizierte Talente für strategisch wichtige Positionen zu gewinnen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine flexible und engagierte Persönlichkeit als Executive & Research Assistant, gerne auch in Teilzeit.
In der Position als Executive & Research Assistant unterstützen Sie unsere Berater sowohl in administrativen Aufgaben als auch in der Kandidatenrecherche. Sie sorgen für eine effiziente Organisation im Hintergrund und arbeiten aktiv an der Identifizierung geeigneter Talente. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:
- Assistenz für das Management und die Berater in organisatorischen und administrativen Aufgaben
- Koordination von Terminen und Reisen sowie Vorbereitung von Besprechungen
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten für interne und externe Meetings
- Markt- und Kandidatenrecherche, um potenzielle Talente für unsere Projekte zu identifizieren
- Pflege und Aktualisierung der internen Datenbanken und Sicherstellung der Datenintegrität
- Kommunikation und Terminabstimmung mit Kandidaten und Klienten
- Unterstützung bei der Projektkoordination und Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines
- Allgemeine administrative Tätigkeiten, wie Dokumentenmanagement, Ablage und Rechnungsstellung
Sie sind eine organisierte, kommunikative und zuverlässige Persönlichkeit, die gerne im Team arbeitet und Verantwortung übernimmt. Sie bringen Folgendes mit:
- Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung
- Erste Berufserfahrung im Assistenzbereich oder in einer ähnlichen Funktion
- Starke organisatorische Fähigkeiten und eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten im Umgang mit Führungskräften und Kunden
- Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Flexibilität und Teamgeist sowie die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Aufgaben einzustellen
- Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen, professionellen Team
- Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung – sowohl Teilzeit als auch Vollzeit möglich
- Persönliche und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Unternehmen
- Ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
- Die Chance, in einem erfolgreichen Unternehmen aktiv zum Projekterfolg beizutragen