Jobbeschreibung

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.650 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

In der Arbeitsgruppe „Allgemeine Dienste“ kümmern wir uns im Rahmen des Facility Managements unter anderem um Veranstaltungen, Schlüssel­verwaltung, betriebliche Mittagsverpflegung, Gebäudereinigung, Fuhrpark, Geländepflege, Trans­porte und Entsorgungen. Hier suchen wir Unter­stützung und wollen folgende Stelle besetzen:

Sachbearbeiter:in / Assistenz (w_m_d)

Kennziffer 9979

Starten Sie jetzt Ihre Zukunft bei uns – wir setzen auf Ihr Engagement und Fachwissen! Sie erwartet ein Arbeitgeber, der Ihr Engagement und Ihre Leistungen zu schät­zen weiß. Erfahrene Kolleginnen und Kollegen, mit denen Sie ein kompetentes Service-Team bilden, begleiten Ihre individuelle Einarbeitung in Ihr abwechslungsreiches Aufgaben­gebiet.

• selbstständige Koordination des administrativen Tagesgeschäfts der Arbeitsgruppe
• Erstellen und Pflegen von Daten im Tagesgeschäft, Überwachung der Aktualität und Qualität der Intranetbeiträge der Abteilung und Verlinkungen mit anderen Organisa­tionseinheiten
• organisatorische Vor- und Nachbereitung, Protokollierung und Begleitung von inter­nen und externen Terminen (auch hybrid mit Videokonferenz)
• schriftliche und mündliche Kommunikation mit externen Dienstleistern sowie Gästen und Beschäftigten unterschiedlichster Nationalitäten auf Deutsch und Englisch
• Übernahme und Vertretung bestehender Aufgaben der Arbeitsgruppe: Fest­legung des Leistungs­umfangs, Leistungsanfor­derungen, Überwa­chung der Durch­führung, Kontrolle und Abnahme der Ausführung sowie Rechnungsprüfung
• Recherche und Aufbereitung von Informationen für die Arbeitsgruppen- und die Abteilungsleitung in Form von Präsentationen, Übersichten und Statistiken
• Kontrolle des in der Arbeitsgruppe verantworteten Jahresbudgets

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares (z. B. Kauffrau/​‑mann für Büromanagement, Immobilien- oder Hotelkauffrau/​‑mann)
• mehrjährige einschlägige Erfahrung im Sekretariatsmanagement (wünschenswert im Bereich des öffentlichen Dienstes oder anderer Servicebereiche)
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• vorausschauendes, ergebnisorientiertes Denkvermögen verbunden mit Einsatz­freude, Belastbarkeit und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine dienstleistungs­orientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook/Thunderbird), idealerweise erste Erfahrungen mit SAP

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben bei flexibler Arbeitszeit­gestaltung
• einen attraktiven, modern ausgestatteten Arbeitsplatz im Wissen­schafts­park Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg mit guter Erreich­barkeit zum nahegele­genen Potsdamer Hauptbahnhof
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes, u. a. Betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Job Ticket
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• ein reichhaltiges Angebot betrieblicher Mittagsverpflegung auf dem Campus
• aktive Betriebssportgruppen aus den Bereichen Yoga, Volleyball, Fußball, Salsa
• eine Betriebskindertagesstätte und ein voll ausgestattetes Eltern-Kind-Büro
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work

Startdatum: 01.01.2025

Befristung: 2 Jahre

Vergütung: Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen des TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Arbeitsort: Potsdam

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