Jobbeschreibung
Auch wenn in unserem Namen Heidelberg auftaucht, wir – die hsag – sind bundesweit mit über 500 Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten (Münster, Gera, Chemnitz, Essen, Heidelberg, Halle, Magdeburg, Bremen und Walldorf) vertreten. Als Dienstleister für Energieversorgungsunternehmen unterstützen wir unsere Kunden, die Energiewende sowie die Digitalisierung voranzutreiben.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Bürokauffrau / Office Manager (w/m/d) als persönliche Assistenz der Geschäftsführung am Standort Heidelberg-Ziegelhausen.
Bürokauffrau / Office Manager (w/m/d) als persönliche Assistenz der Geschäftsführung
Vollzeit, 69118 Ziegelhausen, Deutschland
Dein zukünftiger Verantwortungsbereich umfasst folgende Aufgaben:
- Assistenzaufgaben: Deine Aufgabe ist es, den Arbeitsalltag unseres Vorstands effizient zu gestalten und reibungslose Abläufe sicherzustellen. Darunter fallen Aufgaben wie Terminklärung, Termineinhaltung, Sichtung von E-Mails und Aufbereitung der daraus entstehenden Themen, E-Mail-Korrespondenz und Reiseplanung inkl. Reisekostenabrechnung
- Veranstaltungen: Du planst, organisierst und protokollierst Aufsichtsratssitzungen und Hauptversammlungen entsprechend der rechtlichen Vorgaben. Auch die Organisation unserer Hauptmesse in Zusammenarbeit mit unserem Vertriebsinnendienst fällt in Dein Aufgabengebiet
- Buchhaltung: Du unterstützt die Buchhaltung der Nebenunternehmen unseres Vorstands und sorgst für eine korrekte Verwaltung und Bearbeitung der Finanzunterlagen. Das beinhaltet unter anderem z. B. vorbereitende Buchhaltungsaufgaben und die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
- Vertrieb: Du unterstützt auf Vorstandsebene bei verschiedenen Vertriebsaufgaben. Dabei koordinierst Du z. B. die Messeorganisation und Vertriebstermine
- Objektverwaltung: Du kümmerst Dich um die administrative Betreuung von weiteren Immobilienobjekten und sorgst für eine reibungslose Kommunikation mit den jeweiligen Ansprechpartnern
Bei all Deinen Aufgaben fungierst Du als zentrale Schnittstelle zwischen diversen Abteilungen, deren Arbeit beim Vorstand zusammenläuft. Dabei behältst Du stets den Überblick über die relevanten Themen, Herausforderungen und Fragen dieser Bereiche.
Du kannst Dich mit unseren Werten – Erfolgsorientierung, Qualität, Ehrlichkeit, Fairness und Teamgeist – identifizieren und erkennst Dich zudem in folgenden Punkten wieder? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
- Idealerweise hast Du eine kaufmännische Ausbildung als z. B. Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büroorganisation, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte/r oder mehrjährige Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Büroorganisation, Office Management oder Verwaltung
- Du bist ein Organisationstalent, das stets den Überblick behält und in der Lage ist, mehrere Aufgaben gleichzeitig erfolgreich zu bewältigen
- Deine Hands-on-Mentalität, ermöglicht es Dir, in unserem agilen Arbeitsumfeld aktiv und lösungsorientiert zu handeln
- Du zeichnest Dich außerdem durch ein hohes Maß an Flexibilität aus, sowohl in Bezug auf Arbeitszeiten als auch den Arbeitsort. Wenn erforderlich bist Du bereit, längere Arbeitstage in Kauf zu nehmen, um wichtige Projekte termingerecht und erfolgreich abzuschließen
Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt – als Dienstleister für Energieversorgungsunternehmen wissen wir, dass ohne unsere Mitarbeitenden nichts läuft. Deshalb halten wir für Dich bereit:
- Deine Jobsicherheit: Von Anfang an erhältst Du bei uns einen unbefristeten Arbeitsvertrag, um Deine Karriere bei der hsag langfristig zu sichern
- Unsere Akademie: Unsere hsag-Akademie bietet Dir Fortbildungen, Schulungen und Weiterbildungen, um Deine Fähigkeiten kontinuierlich auszubauen
- Unsere Goodies für Dich: Bei uns erhältst Du eine arbeitgebergeförderte betriebliche Altersvorsorge, einen steuerfreien Kommunikationszuschuss, Corporate Benefits, Geld-Prämien für unser Mitarbeiterempfehlungsprogramm, einen Zuschuss zum Deutschlandticket sowie standortübergreifende Firmenfeiern - sowohl online als auch vor Ort
- Dein Wohlbefinden: Wir stellen Dir ein betriebliches Gesundheitsmanagement zur Verfügung, welches dazu dient, Deine Gesundheit aktiv zu erhalten
- Unsere Unternehmenskultur: Bei uns erlebst Du ein Miteinander auf Augenhöhe, das Eigenverantwortung, Teamgeist und direktes Feedback fördert. Wir schätzen schnelles Lernen und die Freude an der Umsetzung, während wir gemeinsam als Team arbeiten
Dein Einsatzort
Vorrangig an unserem hsag-Standort in Heidelberg-Ziegelhausen, vereinzelt aber auch in Walldorf (Rhein-Neckar-Kreis).
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