Jobbeschreibung
ART+COM zählt mit über 70 Mitarbeitern zu Deutschlands führenden Agenturen für Neue Medien. Seit mehr als 35 Jahren gestalten und entwickeln wir für nationale und internationale Auftraggeber aus Industrie, Kultur und Forschung analoge und digitale Installationen, Objekte und Räume mit neuen Medien. Das Spektrum reicht von gestalterischen Kommunikationsprojekten über künstlerische Arbeiten bis hin zu technologischen Entwicklungen und Erfindungen.
Als Office Manager*in bist Du der Dreh- und Angelpunkt unseres Teams in Berlin und managst den kompletten Studio-Betrieb in unserem Büro am Oranienplatz. Du kennst bzw. begrüßt jede*n, kümmerst Dich um das Wohl aller und schaffst ein Arbeitsumfeld, in dem es an nichts fehlt.
Gemeinsam mit einem Kollegen verantwortest Du das Office Management. Dabei liegt der Fokus auf allgemeinen Organisationstätigkeiten und administrativen Aufgaben:
- Betreuung der zentralen Rufnummer
- Koordination des Posteingangs und Postausgangs sowie von Versand- und Kurierdiensten
- aktive Unterstützung des Teams, vor allem bei Reisebuchungen oder Terminvereinbarungen
- Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Events
- Verwaltung, Vorbereitung und Betreuung von Konferenzräumen
- Betreuung des Firmenfuhrparks
- verantwortlich für Ordnung und Sauberkeit des Büros inklusive Koordination der Bürowartungs- und -reparaturarbeiten
- Bereitstellung und Management aller analogen Arbeitsmittel sowie der Getränke und Snacks
- Koordination externer Dienstleister (Reinigungsfirma, Hausmeister etc.)
- Verwaltung von Stromverträgen, Leasingverträgen und Abos
- vorbereitende Buchhaltung
- Unterstützung in der Organisation des Recrutings
Außerdem unterstützt Du die Geschäftsleitung bei der Terminkoordination und in anderen organisatorischen Belangen.
Du suchst die Möglichkeit, Deinen Aufgabenbereich aktiv mitzugestalten und arbeitest selbstständig und lösungsorientiert. Du bist top organisiert, umsichtig, verantwortungsbewusst, hast eine positive Ausstrahlung, bist freundlich und souverän – und bleibst es auch, wenn es mal stressig wird.
Wir erwarten von Dir:
- zwei oder mehr Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management, präferiert im Agentur- oder Kulturbereich
- gute Kenntnisse mit den MS 365-Anwendungen
- sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
- strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben selbständig zu priorisieren
- Teamgeist, Zuverlässigkeit und Energie
- die Fähigkeit, mit vertraulichen Informationen diskret und sensibel umzugehen
- ein empathisches und herzliches Wesen
- ein offenes, freundliches Team und eine sehr kollegiale Arbeitsatmosphäre
- abwechslungsreiche Aufgaben
- wir übernehmen die Kosten für dein Deutschland-Ticket
- wir sponsorn entweder deine Urban Sports-Mitgliedschaft oder du kannst am Sodexo-Benefits-Programm teilnehmen und erhälst 50 Euro Guthaben pro Monat
- arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten für familienverträglichen Arbeitsalltag