Jobbeschreibung
Die Hochschule Karlsruhe (die HKA) ist eine der größten und forschungsstärksten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Ihre Leidenschaft für exzellente Lehre und innovative Forschung macht sie aus und spiegelt sich in sehr guten Rankingergebnissen wider. Sie arbeitet eng mit der regionalen und überregionalen Wirtschaft zusammen. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander – im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte.
Im International Office (IO) ist zur Verstärkung unseres Teams zum 1. Februar 2025 folgende Stelle zu besetzen:
Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)
Kennzahl 5751
50 % Teilzeit
Führung des Sekretariats des International Office (IO) und Assistenz der IO-Leitung in allen administrativen Belangen. Dies umfasst im Einzelnen:
- Allgemeine Sekretariatstätigkeiten mit Kommunikation in Deutsch und Englisch
- Unterstützung bei der Abwicklung und Prüfung von internationalen Drittmittelprojekten und weitere finanztechnische Tätigkeiten (Vorbereitung der Budgetplanung, Überwachung mehrerer Kostenstellen, Durchführung von Beschaffungen etc.)
- Organisatorische Vorbereitung von Dienstreisen ins Ausland
- Vorbereitung von Besuchen ausländischer Delegationen und internationaler Veranstaltungen
- Betreuung ausländischer Gäste der Hochschule
- Unterstützung bei der internationalen Außendarstellung der Hochschule (Pflege der Website und des Instagram-Kanals des IO, Erstellen von Präsentationsmaterialien, Bereitstellung von Informationen über die Hochschule etc.)
- Gelegentliche administrative Unterstützung in weiteren internationalen Angelegenheiten der Hochschule
- Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär/-in oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute englische Sprachkenntnisse; Kenntnisse weiterer moderner Fremdsprachen sind von Vorteil
- Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz und Freude an der internationalen Zusammenarbeit und Kommunikation
- Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit den aktuellen MS Office-Anwendungen
- Erfahrung mit einem Content-Management-System ist erwünscht
- Gute Kenntnis finanztechnischer Abläufe und Verfahren
- Fähigkeit zu selbstständiger, eigenverantwortlicher Arbeit, Serviceorientierung, hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität
- Erfahrung in der Administration internationaler Hochschulkooperationen ist erwünscht
- Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem anspruchsvollen Umfeld
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Zusatzrente nach VBL
- Zuschuss zum JobTicket BW / Deutschland-Ticket
- JobBike BW
- Gleitende Arbeitszeit und ein attraktives Arbeitsumfeld
- Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen
- Leistungsgerechte Eingruppierung
Die Beschäftigung ist unbefristet.
Die Eingruppierung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 7 TV-L1.