Jobbeschreibung
Dezernat XI – Bildung, Immobilien und Neues Bauen
Wir wollen Frankfurt noch besser machen. Darum suchen wir Sie als Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernates XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen) für unser Stadt-Up Frankfurt!
Bereit für eine Aufgabe für Herz und Verstand? Bewerben Sie sich jetzt und gestalten mit uns die Stadt von morgen!
Zum Dezernat XI gehören das Amt für Bau und Immobilien, das Stadtschulamt, die Volkshochschule Frankfurt, die Stadtbücherei, die Kita Frankfurt und das Frankfurter Kinderbüro. Darüber hinaus sind die Stabsstelle Schulbau und die Stabsstelle Paulskirche Teil des Dezernatsbüros.
Im Dezernat werden zudem die Angelegenheiten der städtischen Beteiligungen FAAG (Frankfurter Aufbau-Aktiengesellschaft) und KEG (Konversions-Grundstücksentwicklungs-Gesellschaft mbH) bearbeitet. Das Dezernatsbüro koordiniert dabei die Arbeit der Ämter und Eigenbetriebe und bildet die Schnittstelle zu den politischen Gremien der Stadt Frankfurt am Main.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
Assistent:in (w/m/d) für die Büroleitungen des Dezernates XI (Bildung, Immobilien und Neues Bauen)
Vollzeit, Teilzeit
EGr. 9a TVöD + 81,81 € Vorzimmerzulage
- Vorzimmerdienst und Assistenz für die Büroleitung
- eigenständiges Kalender- und Terminmanagement
- Telefondienst
- Bearbeiten und Verteilen der (elektronischen und analogen) Post
- Organisieren von Besprechungen (Vor- und Nachbereitung)
- Führen und Überwachen der Wiedervorlagen und Fristen
- Empfangen und Bewirten von Besucher:innen
- Korrespondieren nach Vorgabe sowie Kontrollieren des Schriftguts (Form, Rechtschreibung)
- Durchführen von Recherchen und Sonderaufträgen
- Vertretung für das Vorzimmer der Stadträtin für Bildung, Immobilien und Neues Bauen
- abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung
- mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer, (Abteilungs-)Assistenz, Sekretariat, Geschäftsstelle oder einer vergleichbaren Funktion
- von Vorteil sind gute Kenntnisse über den strukturellen Aufbau einer Stadtverwaltung und den städtischen Regelungen sowie Kenntnisse über die Aufgaben der städtischen Gremien und der politischen Entscheidungsabläufe
- gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere Outlook) sowie der Internetrecherche
- Interesse an politischen und gesellschaftlichen Themen
- Grundkenntnisse der englischen Sprache
- hohe Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und Loyalität
- sichere und gute Umgangsformen sowie gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Fähigkeit zur Arbeit im Team sowie zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten, auch unter hohem Zeitdruck
- ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
- interkulturelle Kompetenz
- eine abwechslungsreiche, spannende und verantwortungsvolle Tätigkeit am Puls der aktuellen politischen Entwicklung
- einen attraktiven und zukunftssicheren Arbeitsplatz in einem multiprofessionellen Team mit offener und wertschätzender Arbeitsatmosphäre
- einen Einsatzort im Herzen der internationalen Großstadt Frankfurt mit kurzen Wegen und einer sehr guten ÖPNV-Anbindung
- vielfältige, lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle einschließlich Telearbeit und mobilem Arbeiten sowie flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitausgleich im Rahmen unserer Gleitzeitregelung