Office Manager/in (m/w/d) – Voll- oder Teilzeit (30-40 Stunden)

World of Sweets GmbH

Jobbeschreibung

Die World of Sweets GmbH ist Deutsch­lands größ­ter On­line-Hän­dler für Süß­wa­ren und Snack­ar­ti­kel. Der Un­ter­neh­mens­sitz ist in Henstedt-Ulzburg bei Ham­burg. Ca. 130 An­ge­stell­te ar­bei­ten dort in der Ver­wal­tung und dem an­ge­schlos­se­nen Lo­gis­tik­zen­trum. Ne­ben Pri­vat­kun­den im In- und Aus­land be­lie­fert die World of Sweets GmbH auch Groß­kun­den, Wie­der­ver­käu­fer und Ein­zel­hän­dler, wo­bei pri­va­te Kun­den mit rund 60 Pro­zent die größ­te Ziel­grup­pe dar­stel­len. Kun­den kön­nen aus dem bis zu 12.000 Pro­duk­te gro­ßen Sor­ti­ment Mar­ken-Klas­si­ker, nostalgische Pro­duk­te, Markt­neu­hei­ten und in­ter­na­tio­na­le Köst­lich­kei­ten aus­wäh­len.


Als Office Manager/in bist du das Herzstück unseres Büros und trägst maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei. Du übernimmst Verantwortung für die Organisation und Administration des Büros und unterstützt das Team durch effiziente Prozesse und Strukturen.

Deine Tätigkeiten umfassen u.a.:

  • Verantwortung für das gesamte Büromanagement, einschließlich der Organisation von Büroabläufen und -prozessen sowie der Sicherstellung einer optimalen Ausstattung des Büros
  • Planung und Koordination von Terminen und Meetings sowie deren Vor- und Nachbereitung
  • Unterstützung des Management-Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, wie zum Beispiel die Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen
  • Verwaltung der Korrespondenz, einschließlich des E-Mail-Verkehrs sowie Bearbeitung eingehender und ausgehender Post
  • Verantwortlich für die Bestellverwaltung von Büromaterialien
  • Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Reisen
  • Pflege und Aktualisierung der internen Datenbanken und Ablagesysteme


  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Berufserfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Position
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
  • Sicherer Umgang mit MS Office
  • Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und ein souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
  • Hohe Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
  • Flexibilität und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
  • Teamfähigkeit und Freude daran, ein positives Arbeitsklima aktiv mitzugestalten
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift


  • Spannende Aufgaben, vielseitige Herausforderungen und ein gutes Betriebsklima
  • Kurze Kommunikationswege und eine Duz-Kultur
  • Offene Türen und hilfsbereite, engagierte Kollegen
  • Hohe Eigenverantwortlichkeit
  • Flexible Arbeitszeiten mit 40 Std./Woche, 28 Tage Urlaub
  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Mitarbeitervergünstigungen und Sozialleistungen
  • ergonomischer Arbeitsplatz
  • Möglichkeit zum mobile Working an bis zu 2 Tagen/ Woche

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