Jobbeschreibung

Am Forschungsinstitut für Nachhaltigkeit (RIFS) werden Entwicklungspfade für die globale Transformation zu einer nachhaltigen Gesellschaft erforscht, aufgezeigt und unterstützt. Das Institut wurde 2009 als Institute for Advanced Sustainability Studies (IASS) gegründet und ist seit dem 1. Januar 2023 unter dem neuen Namen angebunden an das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches Geoforschungszentrum GFZ und damit Teil der Helmholtz-Gemeinschaft.

Assistent:in (w_m_d) für den wissenschaftlichen Bereich am RIFS

Kennziffer 9859

• selbstständige Koordination und Organisation des administrativen Tagesgeschäfts und Services für die Forschungsgruppen, Bearbeitung postalischer und elektronischer Korrespondenz
• Korrespondenz und Kommunikation in Deutsch und Englisch, Übersetzung und Bearbeitung fremdsprachlicher Texte, Recherche­aufgaben
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Vorbereitung von unterschriftsreifen Schriftstücken und Dokumenten (Englisch/Deutsch)
• Unterstützung bei Vor- und Nachbereitung von Workshops sowie Veranstaltungen mit externen Gästen inkl. der Erstellung von Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Protokollführung, Gästeempfang, technische Betreuung
• Einführung von neuen Mitarbeitenden
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• in Drittmittel­projekten zusätzlich: Terminmanagement, Pflege der Website, Unterstützung bei Social Media

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Berufsausbildung, idealerweise als Fremdsprachen- oder Europasekretär:in, Managementassistent:in oder eine gleichwertige Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Nachweis des B2‑Niveaus ist zwingend erforderlich)
• mehrjährige Erfahrung im professionellen Sekretariatsmanagement und/oder Assistenztätigkeit, idealerweise in einer wissenschaftlichen Einrichtung
• ein vorausschauendes, ergebnisorientiertes Denkvermögen gepaart mit Einsatzfreude und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen und wechselnden Aufgaben
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine dienstleistungsorientierte, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), idealerweise erste Erfahrungen mit SAP
• der Umgang mit Menschen aus verschiedenen Ländern und Kulturen, Interesse an der Betreuung eines großen dynamischen Teams ist etwas, worauf Sie sich besonders freuen

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• einen Arbeitsplatz am RIFS Campus, Helmholtzstr. 5 in Potsdam mit einer guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Startdatum: nächstmögllich
Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Verlängerung)
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam

View More