Jobbeschreibung
Die Technische Universität Darmstadt sucht zur Unterstützung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Sachbearbeiter:in (m/w/d) im Bereich der kurzzeitigen Vermietung von Veranstaltungsflächen
außerhalb des Lehrbetriebs – 50%
Das Arbeitsverhältnis ist unbefristet. Die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrags der TU Darmstadt (TV-TU Darmstadt).
Über die TU Darmstadt:
Mit über 25.000 Studierenden zählt die TU Darmstadt zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland mit hoher internationaler Sichtbarkeit und Reputation. Hierbei bildet ein breit gefächertes Spektrum an Ingenieur- und Naturwissenschaften in enger Kooperation mit Geistes- und Sozialwissenschaften den Schwerpunkt. Durch herausragende Leistungen in Forschung, Lehre und Transfer werden wichtige wissenschaftliche Zukunftsfelder erschlossen und kontinuierlich neue Chancen der gesellschaftlichen Gestaltung eröffnet. Der Erfolg stützt sich auf über 4.900 Beschäftigte, die in einem attraktiven Umfeld arbeiten, forschen und lehren und ihr Know-how und ihre Kompetenzen in die jeweiligen Aufgabenbereiche individuell einbringen und sich gezielt weiterentwickeln können.
Über unseren Bereich:
Mit der Vermietung von Veranstaltungsflächen außerhalb des regulären Lehrbetriebs an der TU Darmstadt sollen Forschungs- und Wissenschaftsaktivitäten sowie das studentische Leben an der TU Darmstadt unterstützt werden. Das Flächenangebot für Veranstaltungen mit Bezug zu Wissenschaft und Forschung bzw. einem kulturellen Kontext beinhaltet sowohl Flächen im Innen- als auch im Außenbereich, sowie Veranstaltungsräume für die exklusive Nutzung durch Veranstaltungen.
- Koordination und Abwicklung des Vermietungs- und Raumbuchungsprozesses für die in den Gebäuden sowie auf den Außenflächen der TU Darmstadt stattfindenden Tagungen, Seminare, Kongresse, Ausstellungen, Festveranstaltungen sowie der Raumbuchungen für Mitglieder der TU Darmstadt, wie beispielsweise akkreditierte studentische Hochschulgruppen unter Anwendung der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen. Hierzu gehört die Umsetzung der gesamten einschlägigen Vertragsmanagementberatung von internen und externen Kunden in Bezug auf die Raum- oder Flächenauswahl in technischer, inhaltlicher und betrieblicher Sicht inkl. der Durchführung von Besichtigungsterminen und der Erstellung von Angeboten, Abnahme sowie Rücknahmeverhandlungen, Raumreservierung und Buchung im Campus Managementsystem TUCAN für die Semesterveranstaltungen, Tages und Mehrtagesveranstaltungen inkl. Terminabstimmung und Raumanmeldungen von (Groß-)Veranstaltungen mit den zuständigen Stellen
- Vertragserstellung sowie die Abwicklung von Überlassungs- und Mietverträgen bei externen Kunden, sowie Erstellung interner Gestattungen
- Koordination der infrastrukturellen Serviceleistungen von externen Dienstleistern und internen Dienstleistungen (Angebotseinholung, Beauftragung, Rechnungsabwicklung und Weiterbelastungen an Kunden) vor, während und nach der Veranstaltung
- Prüfung der gesetzeskonformen Umsetzung von Veranstaltungen gemäß den einschlägigen Rechtsvorschriften (wie z.B. die HVStättR, einschlägige
- DGUV-Vorschriften, die Brandschutzinformation der TU Darmstadt, die Hausordnung der TU Darmstadt, Mietbedingungen, GEMA- Richtlinien etc.)
- Vertragliche Ausgestaltung und Betreuung von Fest-, Sport- und sonstigen Veranstaltungen externer Partner inkl. der Teilnahme an
- Sicherheitsbesprechungen, für Flächen der TU Darmstadt respektive des Landes Hessen, die zur Verfügung gestellt werden
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung vorzugsweise als Veranstaltungskauffrau, -mann oder Veranstaltungsfachwirt:in (IHK) mit entsprechender Berufserfahrung.
- Fundierte organisatorische Fähigkeiten
- Fähigkeit zur schnellen Erfassung komplexer Sachverhalte, deren Priorisierung und verständliche Aufbereitung
- Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und klarer Kommunikationsstil
- serviceorientierte Beratungskompetenz
- Hohes Maß an Flexibilität, Zuverlässigkeit und Fähigkeit zur Selbstorganisation
- Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
- Bereitschaft zum gelegentlichen Dienst in den Abendstunden und am Wochenende
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interessante, vielseitige und durch persönliches Engagement zu gestaltende Aufgaben
- Attraktive und vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und eine individuelle Personalentwicklung
- LandesTicket Hessen nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Flexible Arbeitszeitgestaltung unter Berücksichtigung notwendiger dienstlicher Verpflichtungen