Jobbeschreibung
Fachbereich Geowissenschaften - Institut für Geographische Wissenschaften
Katastrophenforschungsstelle (KFS)
Teamassistenz (m/w/d)
mit 50%-Teilzeitbeschäftigung
unbefristet
Entgeltgruppe 8 TV-L FU
Kennung: KFS_Ass_2024
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) an der Krisen- und Katastrophenforschungsstelle an der Freien Universität Berlin. Die Krisen- und Katastrophenforschungsstelle (KFS) am Institut für Geographische Wissenschaften des Fachbereichs Geowissenschaften ist eine vornehmlich sozial- und geisteswissenschaftlich interdisziplinär und transdisziplinäre arbeitende Einrichtung. Ihre Arbeitsbereiche umfassen die sozialen, politischen und ökonomischen Konstruktions-, Entstehungs-, Verlaufs- und Bewältigungsbedingungen von Krisen und Katastrophen. Sie betreibt dazu sowohl Grundlagenforschung als auch anwendungsorientierte Forschung und Beratung.
Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig (weitere Informationen auf unserer Website1). Zusätzlich bietet die Freie Universität Berlin ihren Beschäftigten viele weitere Vorteile, wie eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, zahlreiche Angebote beim Hochschulsport, die Teilnahme an Austauschprogrammen sowie der grundsätzlichen
Möglichkeit von flexiblen Arbeitszeitmodellen im Rahmen der geltenden Regelungen. Eine langfristige Beschäftigung wird ausdrücklich angestrebt. Der Dienstort ist Berlin.
- Unterstützung der Forschungsgruppenleitung, insbesondere in der Organisation
- Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs (am PC) mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), Telefonate mit fremdsprachlichen Anteilen (Englisch), allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Bestellwesen, Gästebetreuung), Betreuung ausländischer Gäste, Pflege des Webauftritts der Arbeitsgruppe, Protokollführung,
- Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen,
- Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung,
- Finanz- und Personalkostencontrolling: Bewirtschaftung von Einnahmen und Ausgaben der Haushaltsmittel und Drittmittel der Forschungsgruppe
- Personalsachbearbeitung für die Personalangelegenheiten der Forschungsgruppen Vorbereitung von Personalvorgängen (z. B. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen), stellentechnische Verwaltung von Drittmittelstellen und Haushaltsstellen,
- Mitwirkung bei Lehrplanung und -abrechnung,
- Urlaubs- und Krankheitsvertretung anderer Verwaltungsstellen am Institut
Abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten und/oder dem Aufgabengebiet entsprechende Fachkenntnisse
Erwünscht:
- Gute Kenntnisse universitärer Strukturen und Erfahrung in der Finanzverwaltung von Drittmittelprojekten sind von Vorteil
- sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (Office, Excel, Outlook etc.)
- Organisationstalent und Selbständigkeit; hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats
- Erfahrungen in der Finanzkoordination/Drittmittelverwaltung; hohe Dienstleistungsorientierung
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; persönliche Aufgeschlossenheit
- Engagement und Flexibilität; gute Kommunikationsfähigkeiten und lösungsorientierte Arbeitsweise.