Jobbeschreibung
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.
Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (d/w/m) Veranstaltungsservice
Geschäftsbereich Studium und Lehre
Kennziffer: 3711 | Arbeitszeit: Teilzeit (29,25 Std./Wo.)
Arbeiten an der Charité
Die zu besetzende Position ist der Leitung des Veranstaltungsservice innerhalb des Prodekanats für Studium und Lehre der Medizinischen Fakultät der Charité unterstellt. Der Veranstaltungsservice betreut alle zentral verwalteten Räume des Geschäftsbereichs Lehre. Unser Team bestehend aus Veranstaltungsservice und Medientechnik ist an den Campi Charité Mitte, Virchow-Klinikum und Benjamin Franklin vertreten.
- Sie bearbeiten Termin- und Raumanfragen und nehmen Reservierungen im Buchungssystem (Rubin) vor.
- Sie organisieren Terminverschiebungen, Reservierungsänderungen und die Verlegung von Veranstaltungen.
- Sie stimmen alle Terminbelange für die Lehre mit den entsprechenden Abteilungen ab.
- Sie unterstützen die Vergabe und optimale Auslastung der an der Charité vorhandenen Räume und Zusatzleistungen.
- Sie unterstützen die Leitung bei der Wahrnehmung von Sonderaufgaben und strategischen Projekten.
- In Vertretung klären Sie Veranstaltungsanforderungen / Zusatzleistungen wie Medientechnik, Ausstellungs- und Cateringflächen sowie Möblierung mit allen Beteiligten.
- Sie beraten interne und externe Veranstalter bei der Veranstaltungsplanung / -durchführung in den Räumlichkeiten der Charité.
- Sie koordinieren Servicepartner wie Caterer oder das Charité Facility Management.
- Sie erstellen Angebote, Nutzungsverträge, Ablaufpläne und Leistungsbelege.
- Sie besitzen ein abgeschlossenes Fachhochschulstudium oder vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt und langjähriger Berufserfahrung in den Bereichen Raummanagement / Veranstaltungsservice.
- Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung.
- Sie sind kommunikationsstark sowie vertriebs-, kunden- und serviceorientiert.
- Sie arbeiten selbstständig und eigenverantwortlich und verlieren dabei nie den Blick für das Team.
- Sie verfügen über Organisationstalent, Qualitätsbewusstsein, große Flexibilität und Belastbarkeit.
- Sie besitzen gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel, Outlook).
- Sie beherrschen die englische Sprache in Wort und Schrift.
- Kenntnisse der Raummanagementsoftware RUBIN sind von Vorteil.
- Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert.
- Die Charité ist seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen.
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E9 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben.
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.