Jobbeschreibung
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet
eine Bürosachbearbeitung
für das Vorzimmer der Behördenleitung (m/w/d)
Laufbahn: Mittlerer Dienst
Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit
Bewertung: E 6 TVöD / A 6m - A 8 BBesO
Einstiegsgehalt: 3.042,04 bis 3.372,94 € brutto
Ort: Köln
Kennziffer: BVA-2024-156
Bewerbungsfrist: 15.10.2024
Das Bundesverwaltungsamt (BVA) ist eine Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern und für Heimat. Als zentraler Dienstleister des Bundes nimmt das BVA mit rund 6.000 Beschäftigten an 23 Standorten mehr als 150 Aufgaben wahr.
Das Vorzimmer der Behördenleitung des BVA besteht aus einem Team von drei Kolleginnen/Kollegen, die die Belange und Angelegenheiten der Behördenleitung umfassend organisieren und koordinieren. Dabei gehören eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams, zur Behördenleitung sowie zum Leitungsbüro der Behördenleitung zum Kernelement Ihrer Tätigkeit. In einer professionellen und dabei gleichzeitig sehr angenehmen Arbeitsatmosphäre wird es Ihnen ermöglicht, spannende und intensive Arbeitsabläufe anzustoßen und mitzubegleiten. Die Möglichkeit zum Homeoffice hat sich zu einem festen Bestandteil der dienstlichen Rahmenbedingungen etabliert. Eine vorausschauende, eigeninitiative, pflichtbewusste sowie flexible Arbeitshaltung wird für diese verantwortungsvolle Position vorausgesetzt.
- Vorbereitung und Umsetzung von Terminen innerhalb des BVA sowie extern (z.B. andere Behörden, Ministerien, etc.), inkl. Erstellung von Terminmappen und Vorbereitung von Besprechungsräumen der Behördenleitung
- Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Leitungsbüro der Behördenleitung hinsichtlich Terminvereinbarungen und -vorbereitungen
- Zentrale Ansprechperson für Anfragen und Terminvereinbarungen innerhalb des Hauses und Extern (andere Behörden, Ministerien, etc.)
- Bearbeitung von Postein- und -ausgängen, auch in elektronischer Form
- Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
- Unterstützungsleistungen (z.B. durch Vorbereitung und Aktualisierung von Schreiben, Bearbeitung von Rechercheaufträgen, Pflege der Kontaktordner der Vizepräsidenten, etc.)
Sofern Sie im Vorfeld Ihrer Bewerbung inhaltliche Fragen zum Aufgabengebiet haben, können Sie sich gerne Tobias Tzschoppe unter der Telefonnummer 022899-358-87988 wenden.
Die mündlichen Auswahlgespräche finden voraussichtlich in der Kalenderwoche 46/2024 statt.
- Sie verfügen über eine Laufbahnausbildung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder eine erfolgreiche Teilnahme am Angestelltenlehrgang I oder eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter, Fachangestellte/Fachangestellter bzw. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation/Büromanagement, Sozialversicherungsfachangestellte/Sozialversicherungsfachangestellter, Steuerfachangestellte/Steuerfachangestellter, Justizfachangestellte/Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellte/Notarfachangestellter, Bank-, Industrie-, Groß- und Außenhandelskauffrau/-kaufmann bzw. eine sonstige grundsätzlich dreijährige einschlägige Berufsausbildung im Bereich Verwaltung bzw. als Kauffrau/Kaufmann.
- Sie verfügen über nachweisbare, mehrjährige Berufserfahrung als Vorzimmerkraft.
- Ihre nachweisbare, mehrjährige Berufserfahrung im öffentlichen Dienst ist von Vorteil.
- Sie zeigen ein hohes Maß an Eigeninitiative und arbeiten vorausschauend – sind flexibel und pflichtbewusst.
- Sie kommunizieren sicher mit unterschiedlichen Zielgruppen und sind jederzeit freundlich und lösungsorientiert.
- Sie arbeiten gründlich, erledigen Ihre Aufgaben termingerecht und haben ein Auge fürs Detail.
- Sie bleiben auch dann ruhig und gelassen, wenn etwas nicht nach Plan verläuft.
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle (z. B. keine Kernarbeitszeiten, Stundenausgleich durch Gleittage, Sabbatical)
- Möglichkeit von Homeoffice
- Besetzung der Stelle in Vollzeit – ggf. besteht nach Absprache die Möglichkeit der Teilzeitarbeit
- Vielfältige Fortbildungs- und Personalentwicklungsmöglichkeiten
- Förderung der Gesundheit mit Arbeitszeitbonus (z. B. Sportgruppen, mobile Massage)
- Deutschland Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss bzw. kostenfreie Parkplätze
- Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberanteil und Entgeltumwandlung für Tarifbeschäftigte nach den jeweils geltenden tariflichen Bestimmungen
- Zulagenzahlung gemäß § 16 Abs. 6 TVöD zur Personalgewinnung möglich
Darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Bestimmungen
- Bei Wechsel aus einem Dienstverhältnis als Landesbeamtin/ Landesbeamter Zahlung einer Ausgleichszulage nach § 19b BBesG zum Ausgleich einer etwaigen Differenz zum früheren Grundgehalt
- Erstattung von Umzugskosten
- Möglichkeit der späteren Übernahme in ein Beamtenverhältnis bei Vorliegen der Voraussetzungen
- Prüfung einer Übernahme in ein Beamtenverhältnis auf Probe (A 6m BBesO) bei Vorliegen eines abgeschlossenen Vorbereitungsdienstes für die Laufbahn des nichttechnischen Verwaltungsdienstes
- Statusgleiche Abordnung mit dem Ziel der Versetzung als Beamtin/Beamter bis A 8 BBesO
- Bewerbungen aus einem höheren Statusamt heraus können ausschließlich im Wege einer Rückernennung berücksichtigt werden.
Ihr zukünftiger Arbeitsort
Bundesverwaltungsamt, Barbarastraße 1, 50735 Köln
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