Jobbeschreibung
Für unseren Hauptsitz in Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Die Gesellschaften der KINAST-Gruppe bieten gemeinsam eine hochspezialisierte Expertise für alle rechtlichen und technisch-organisatorischen Fragen rund um die Themen Datenschutz, Datensicherheit und Compliance.
Die KINAST Anwaltsservice GmbH ist Spezialistin für alle Themen rund um die Unternehmensorganisation für rechtsberatende Berufe. Als Full-Service-Anbieter übernimmt sie alle Aufgaben aus den Bereichen Verwaltung, Finanzbuchhaltung, Personal, Marketing, Kommunikation, Mandantenbetreuung und IT & Technik für alle Gesellschaften der KINAST- Gruppe. Aber auch andere Kanzleien können diese Dienstleistungen in Anspruch nehmen und dabei von der vielfältigen und langjährigen Expertise der KINAST Anwaltsservice GmbH profitieren.
- Du übernimmst die selbständige Organisation und Koordination des gesamten Verwaltungsbereichs der KINAST Gesellschaften einschließlich aller administrativen Aufgaben wie z.B.:
- Terminvereinbarung und -überwachung
- Organisation von Meetings und Dienstreisen inkl. der Reisebuchung sowie Veranstaltungen
- Übernahme der internen und externen Korrespondenz
- Kommunikation, Koordination und Kontrolle unserer Facility Management-Themen sowie Betreuung externer Geschäftskontakte (Vermieter, Reinigung, Hausmeister)
- Archivierung und Dokumentenmanagement
- Du bildest die Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung und den einzelnen Bereiche.
- Du leitest und übernimmst individuelle Projektaufgaben.
- Du bist für die Standardisierung von abteilungsübergreifenden Vorlagen und Leitfäden verantwortlich.
- Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufm. Berufsausbildung, z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement
- Du bringst Berufserfahrung in vergleichbarer Position mit und identifizierst dich durch und durch mit dem Servicegedanken
- Du bist eine überzeugende und zielstrebige Persönlichkeit mit eigenverantwortlicher Arbeitsweise, Analyse- und Konzeptionsstärke sowie Engagement und Kommunikationskompetenz
- Du bist ein echter Teamplayer und ein Organisationstalent
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Du bist routiniert im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, idealerweise Office365
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
- Hybride Arbeitsmöglichkeiten: Homeoffice und/oder im Büro– beides ist möglich; bis zu 20 Tage im Jahr auch aus dem Ausland (Workation)
- Faire Arbeitszeiten
- Ein aufgeschlossenes Team, das Toleranz und Vielfalt lebt. Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre mit Duz-Kultur und offener Kommunikation
- Regelmäßige Teamevents sowie gemeinsame Sommerfeste, Neujahrsempfänge und unseren „Legendary Christmas Bash“
- Benefits wie steuerfreies Gehaltsextra sowie Mitarbeiterrabattangebote
- Freiraum und Platz für Eigeninitiative, Individuelle Förderung