Jobbeschreibung
Leitung (m/w/d) – Sekretariat Köln
Wir suchen Sie (m/w/d) für unser Sekretariat am Standort Köln.
Wir sind ein national tätiges Architekturbüro und suchen für unser Kölner Team mit 60 Mitarbeitenden eine Verstärkung für unser Sekretariat.
- Führung des Sekretariats-/Teamassistenzteams am Standort Köln
- Durchführen und dokumentieren von Sekretariatsteambesprechungen
- Aufgabenverteilung innerhalb des Teams
- Qualitätssicherung innerhalb des Teams
- Übernahme von Teamassistenz-/Sekretariatstätigkeiten
- Postbearbeitung für Brief- und E-Mail-Verkehr
- Abgleich Zeiterfassung Mitarbeiter
- Empfang und Service für Besucher und Mitarbeiter
- Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung
- Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage
- Bestellung von Büromaterial und Verpflegung
- Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter
- Betreuung der Konferenzräume
- Rechnungsprüfung
- Unterstützung der Projektteams bei administrativen, projektspezifischen und organisatorischen Aufgaben
- abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Bürokommunikation o.ä. und langjährige Tätigkeit in dem Profil
- Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit
- freundliches Wesen und selbständige Arbeitsweise
- professioneller Umgang mit MS Office Software
- Sicherheit in der deutschen Rechtschreibung
- Zusammenarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team
- abwechslungsreiche Aufgaben im wachsenden Architekturbüro
- sichere Vergütung und Deutschlandticket
- Arbeitsplatz in einem attraktiven Büro in zentraler Lage mit guter Hbf-Anbindung
- geregelte Arbeitszeiten mit 40 h/Woche