Jobbeschreibung
Im SkillsLab der Medizinischen Fakultät OWL ist die folgende Position zu besetzen:
Sekretär*in (m/w/d) im SkillsLab der Medizinischen Fakultät OWL
Kennziffer: Tech24526
- Start: nächstmöglich
- Vollzeit
- Vergütung nach E6 TV-L
- unbefristet
Das Skills Lab der Medizinischen Fakultät OWL ist eine besondere Lehr-/Lernumgebung, in der die Studierenden praktische ärztliche Fertigkeiten erlernen. Ab dem ersten Semester trainieren sie hier in Kleingruppen u. a. Gesprächs- und Untersuchungstechniken sowie therapeutische Interventionen. Die Studierenden durchlaufen im Skills Lab verschiedenste typische Berufssituationen, die mithilfe von Simulatoren und Modellen, aber auch mit Schauspieler*innen (Simulationspersonen) nachgestellt werden. So erlernen die Medizinstudierenden unter anderem professionelle Kommunikation in realitätsnahen Simulationen. Dazu werden regelmäßig Schauspieler*innen als Simulationspersonen in der Rolle von Patient*innen, Angehörigen etc. eingesetzt. Im Rahmen des Simulationspersonen-Programms (SP-Programms) werden Simulationspersonen ausgewählt, geschult sowie bei ihren Einsätzen in Lehre und Prüfungen betreut.
Als Stelleninhaber*in haben Sie die Möglichkeit, den Aufbau und Betrieb des SkillsLab und insbesondere das Simulationspersonen-Programms im Skills Lab zu unterstützen. Sie erwartet eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team mit einer offenen & konstruktiven Arbeitsatmosphäre.
Übernahme der Teamorganisation des Skills Lab und der operativen Abwicklung des SP-Programms. Insbesondere folgende Aufgaben:
- Vorbereitung der Vertragsabwicklung für Simulationspersonen und Hilfskräfte/Tutor*innen
- Terminkoordination mit Simulationspersonen für die geplanten Einsätze in Training & Lehre
- Raumbuchung & -verwaltung
- Unterstützung des Skills Lab Teams bei der Koordination von Terminen (z. B. Schulungen & Lehreinheiten) inkl. Raumbuchung & -verwaltung sowie Raumvor- und -nachbereitung
- mündliche und schriftliche Korrespondenz mit Simulationspersonen, Tutor*innen, Lehrenden bezüglich organisatorischer Fragen
- Erledigung der Posteingänge und -ausgänge
- sekretariatsmäßige Unterstützung bei Lehrveranstaltungen, z. B. Eintragungen im elektronischen, kommentierten Vorlesungsverzeichnis (ekVV)
- Nachbestellung von Verbrauchsmaterial bzw. Unterstützung dabei (z. B. durch das Pflegen entsprechender Listen)
- Unterstützung beim Nachhalten des Finanzmittelabflusses im Skills Lab
- Unterstützung bei der Pflege der Literaturdatenbank
Das erwarten wir
- abgeschlossene Ausbildung als Sekretär*in, Kauffrau*mann für Büromanagement oder in einem sonstigen geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
- freundliches Auftreten, Flexibilität, Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick
- selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- umfassende PC-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Office-Anwendungen sowie weiteren Tools (Excel, Word, PowerPoint, Zoom, u. ä.)
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gender- und Diversitykompetenz
Das wünschen wir uns
- Erfahrung in der Hochschulverwaltung und Kenntnisse des Wissenschaftsbetriebs
- mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mit Bezug zum ausgeschriebenen Aufgabenfeld
- gute Englischkenntnisse
- Kenntnisse im Umgang mit Literaturdatenbanken
- Interesse an digitalen Anwendungen im Bereich der Hochschullehre
- Vergütung nach E6 TV-L
- unbefristet
- Vollzeit
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- sicherer Arbeitsplatz
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- Möglichkeit eines Job-Tickets für den ÖPNV (regionaler Verkehrsverbund), gute Verkehrsanbindung
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
- modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
- vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomaten etc.)