Jobbeschreibung
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In‑ und Ausland Grundlagenforschung auf natur‑ und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Die Max-Planck-Gesellschaft sucht für die Gesamtschwerbehindertenvertretung mit Sitz am Fritz-Haber-Institut (FHI) in Berlin ab sofort eine*n
Assistent*in (m/w/d) für die Geschäftsstelle der Gesamtschwerbehindertenvertretung
befristet und in Teilzeit mit 19,5 Stunden / Woche
Sie arbeiten für die Gesamtschwerbehindertenvertretung der Max-Planck-Gesellschaft mit derzeit vier Stellvertreter*innen und werden diese bei der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützen.
- Sie sind verantwortlich für die selbstständige verwaltungstechnische Organisation der Geschäftsstelle (u. a. Erledigung der Korrespondenz, Aktenführung, Terminplanung und ‑organisation, Zusammenstellung bzw. Erstellung von Sitzungs‑ und Tagungsunterlagen, Unterstützung der Stellvertretungen)
- Sie führen selbstständig Verhandlungen mit Tagungsstätten zur Organisation von Arbeitsgruppensitzungen mit etwa zehn Personen und zweimal im Jahr Tagungen von bis zu circa 45 Personen
- Sie bereiten Ausschusssitzungen fachlich vor und organisieren selbstständig das Reisemanagement für die Teilnehmer*innen dieser Sitzungen
- Sie erstellen eigenverantwortlich Protokolle
- Sie agieren als Schnittstelle zwischen der Gesamtschwerbehindertenvertretung und der Generalverwaltung der MPG
- eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen, idealerweise im Assistenzbereich
- Serviceorientierung, Zuverlässigkeit, Kommunikationsfähigkeit sowie die Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
- Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Reisebereitschaft, auch zu mehreren mehrtägigen Dienstreisen pro Jahr
- Eigeninitiative und Bereitschaft, sich in neue Aufgabenfelder einzuarbeiten
- sicherer Umgang mit den MS‐Office-Produkten, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint, aber auch mit SharePoint
- gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Kenntnisse der einschlägigen Regelungen und Gesetze, insbesondere des Schwerbehindertenrechts und des Bundesreisekostengesetzes, sind wünschenswert
- wir bieten Ihnen eine interessante, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer renommierten Forschungsgesellschaft, ein gutes Arbeitsumfeld sowie die Möglichkeit zur Fortbildung
- die Stelle ist an die Amtszeit der Gesamtschwerbehindertenvertretung gebunden und zunächst bis zum 31. Januar 2027 befristet
- wir bieten ein Arbeitsverhältnis in Teilzeit (19,5 Stunden / Woche) mit einer Bezahlung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund, einschließlich der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes)
- wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
- wir bieten für einen Tag pro Woche die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Ihr Arbeitsplatz liegt in Berlin-Dahlem und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut zu erreichen
- wir bieten ein vergünstigtes Deutschland-Jobticket an