Jobbeschreibung
Gestalte Deine Zukunft bei Uns!
Die Bürgermeister-Reuter-Stiftung ist seit 1953 Wegbereiter für Menschen, die nach Berlin kommen oder in Berlin leben.
Unsere Tätigkeitsfelder sind dabei Unterkünfte für Studierende (Home in Berlin), die Kinder-Jugend- und Familienhilfe, Kindertagesstätten (Soziale Dienste) sowie die Instandhaltung, Betreuung und der Betrieb von geschäftlichen wie privaten Immobilien (Immobilienservice).
Werde jetzt Teil einer dynamischen und wachsenden Stiftungsgruppe, mit derzeit fast 300 Mitarbeitenden und verstärke unser Office Management im Headquarter in der Nähe des Kurfürstendamms zum nächstmöglichen Zeitpunkt als:
Office Manager (m/w/d)
- Du bist die erste Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden und stellst einen reibungslosen Büroalltag sicher.
- Gemeinsam mit einer Kollegin entwickelst und optimierst du kontinuierlich die Abläufe im Office Management.
- Du kümmerst dich um die Beschaffung und Verwaltung der Büro- und Geschäftsausstattung und organisierst das Zentralarchiv.
- Du planst und koordinierst Instandhaltungsarbeiten und pflegst die Verträge mit externen Dienstleistern
- Du unterstützt die Personalleitung bei der Terminplanung und -koordination und kommunizierst mit internen und externen Partnern.
- Du erstellst Präsentationen, Berichte und Dokumente für die Personalleitung.
- Du führst eigenständig Bestandsaufnahmen durch, prüfst Rechnungen und holst Angebote ein.
- Du bearbeitest und rechnest Reisekosten ab und verwaltest die zugehörige Dokumentation
- Du empfängst und betreust Gäste, bearbeitest die Post und kümmerst dich um den Versand.
- Du unterstützt beim Event-Management, organisierst Catering für Besprechungen und planst Maßnahmen für Jubiläen und Geburtstage.
- Du entwickelst Maßnahmen zur Steigerung des Wohlbefindens und der Zufriedenheit der Mitarbeitenden, wie Teamevents, Workshops und kleine Überraschungen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Office-Management-Bereich
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder einer ähnlichen Position.
- Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative.
- Hohes Maß an Loyalität, Zuverlässigkeit und Engagement im Umgang mit internen und externen Partnern.
- Du arbeitest selbstständig, strukturiert und hast Freude daran, Abläufe und Prozesse zu verbessern.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint).
- Freundliches und souveränes Auftreten, auch in stressigen Situationen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Erfahrung im Umgang mit externen Dienstleistern und im Veranstaltungsmanagement ist von Vorteil.
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag in Vollzeit mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr zudem zusätzliche freie Tage am 24.12. sowie 31.12.
- Wahlmöglichkeiten zwischen einem Arbeitgeberzuschuss zum ÖPNV oder zur Pluxee Benefits Card.
- Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Jahressonderzahlungen.
- Ein Modernes Arbeitsumfeld: Unser Büro am Ku'damm bietet dir eine inspirierende Arbeitsumgebung, die Innovation und Kreativität fördert.
- Regelmäßige Teamevents, ein Sommerfest, eine Weihnachtsfeier sowie die Teilnahme an sportlichen Firmenevents.
- Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Vorsorgeuntersuchungen und Präventionskursen.
- Die Möglichkeit eines Betriebskitaplatzes sowie vergünstigte Anmietung eines Apartments in einem unserer Studentenwohnheime.
- Persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten.