Jobbeschreibung
Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.
Unser Team ZV 3.01 – Bau und Technik / Koordinierungsstelle freut sich auf Ihre Bewerbung!
Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter
Bau und Technik (d/m/w)- Arbeitsbeginn nächstmöglich
- Befristung unbefristet
- Standort Berlin
- Bewerbungsfrist 06.10.2024
- Vergütung bis E 7 TVöD
- Referenznummer 1191496 | 090/24
- Verwaltung und Überwachung der Bautitel
- Rechnungsbearbeitung
- Bestellung von Beauftragten und Bevollmächtigten des RKI
- Ticketerfassung, -vorbearbeitung und -kontrolle im Facility-Management-System
- Zutrittskontrolle inkl. der Bearbeitung von Zutrittskontrollkarten, Berechtigungsmanagement, Dokumentation
- Erstellung, Verlängerung und Löschung von Dienstausweisen
- allgemeine Bürotätigkeiten wie Bestellung von Büromaterial, Schreibarbeiten, Erstellung von Tabellen und Statistiken sowie Post- und Sachbearbeitung
- vertretungsweise Betreuung und Koordination der Beantragung und Durchführung von Umgangsgenehmigungen sowie Erlaubnissen
Formale Voraussetzungen
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/‑r oder eine vergleichbare Qualifikation
Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.
Kenntnisse und Erfahrungen
- erste Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit, idealerweise im Bereich Facility-Management
- mit strukturierten Arbeitsprozessen
- in der Arbeit mit digitalen Dokumenten-Management-Systemen
- sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen
- Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch mind. C 1
Wünschenswert
- Kenntnisse der Betriebssicherheitsverordnung
- Erfahrung in der Arbeit mit Facility-Management-Systemen
Persönliche Kompetenzen
- Leistungsbereitschaft und ein hohes Engagement bei neuen Aufgaben, auch unter Termindruck
- Organisationsfähigkeit, besonders bei der Strukturierung der eigenen Arbeit
- Selbstständigkeit mit verantwortungsbewusster Entscheidungsfindung für die Aufgabenerledigung
- Kommunikationsfähigkeit und ein offenes, freundliches Auftreten
- Konfliktfähigkeit und Konzentration auf Lösungen, die der Zielsetzung und den Beteiligten gerecht werden
Weitere Voraussetzungen
- Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sowie deren positiver Abschluss
- 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
- geförderte Altersvorsorge und Angebot für vermögenswirksame Leistungen inkl. Zuschuss gemäß dem öffentlichen Dienst
- unbefristete Anstellung
- flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
- Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfallbetreuung
- Deutschlandticket-Job mit Zuschuss