Jobbeschreibung
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens jedoch zum 01.11.2024, suchen wir für unsere Geschäftsstelle in Berlin eine/n
Office-Manager / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
in Vollzeit (oder Teilzeit ab 32 Stunden pro Woche möglich).
Ihre Verantwortungsbereiche:
- Büroorganisation: Unterstützung bei administrativen und operativen Tätigkeiten sowie Sicherstellung reibungsloser Arbeitsabläufe
- Interne und externe Kommunikation (E-Mail und Telefon) sowie Termin- und Fristenkontrolle
- Unterstützung der Geschäftsführung in operativen und organisatorischen Aufgaben, einschließlich Reisemanagement
- Vorbereitung und Organisation von Meetings, Terminen, Veranstaltungen und Gremien-Sitzungen
- Pflege und Verwaltung von Vertragsdokumenten sowie Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Datenpflege des CRM-Systems
- Koordination von externen Dienstleistern und Projektpartnern
- Eigenverantwortliche Bearbeitung von (Teil-)Projekten und enge Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen der Fachbereiche
- Zusätzliche Verantwortung im Bereich Office- und Facility-Management: Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs von Bürobetrieben, Verwaltung der Büroinfrastruktur sowie Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen und externen Dienstleistern
- Je nach Fähigkeiten und Wunsch können weitere Verantwortungsbereiche übernommen werden
Unsere Anforderungen:
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich (z. B. Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Einschlägige Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren in einer ähnlichen Position, idealerweise mit Bezug zu Office- und Facility-Management
- Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative
- Ausgeprägtes Organisationstalent und Verständnis für kaufmännische Prozesse sowie digitale Tools (inkl. Microsoft 365)
- Bereitschaft zur Einarbeitung in weitere Software- und CRM-Systeme
- Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Was wir Ihnen bieten:
- Überdurchschnittliches Jahresgehalt, je nach Qualifikation und Erfahrung
- Abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche)
- Mobiles Arbeiten nach Absprache sowie flexible Arbeitszeiten
- Teilzeitmodelle ab 32 Stunden pro Woche möglich
- Betriebliche Altersvorsorge und Deutschland-Ticket (auch zur privaten Nutzung)
- Offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre in einem sympathischen Team mit flachen Hierarchien
- Gute Verkehrsanbindung in zentraler Lage in Berlin-Mitte