Jobbeschreibung
Im Geschäftsbereich des
Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen
ist in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Stelle
einer Regierungsbeschäftigten/eines Regierungsbeschäftigten (m/w/d)
im Büro des Ministers für Bundes- und Europaangelegenheiten, Internationales sowie Medien und Chefs der Staatskanzlei zu besetzen. Die Tätigkeit beinhaltet im Rahmen der Zugleichzuweisung auch die Wahrnehmung der Aufgaben im Referat C 1 „Büro MCdS“. Funktion und Aufgaben sind vergleichbar mit einer Assistenz der Führungsebene in einem Unternehmen.
Was den Arbeitsplatz besonders macht
Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.
Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen.
Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.
- Vorzimmer des Ministers und Chefs der Staatskanzlei im Rahmen des wöchentlich wechselnden Frühdienstes (8.00 – 16.30 Uhr) und Spätdienstes (11.00 Uhr – 19.30 Uhr):
- Bearbeitung des Postverkehrs
Ein- und Ausgänge inkl. Erfassung in einer Datenbank - Schriftgut fertigen
insbesondere Textdateien formatieren und versandfertig machen, Serienbriefe erstellen und Tabellen in Excel führen - Kommunikationsassistenz
Weiterleiten von Informationen, Telefon-/E-Mail-Dienste, Faxen, Kopieren, Scannen - Besprechungsassistenz
Pflege des Terminkalenders, Terminabstimmungen, Unterlagen kopieren und zusammenstellen, Räume reservieren, Catering organisieren - Dienstreisemanagement
Unterstützung bei der Vorbereitung von Dienstreisen z.B. Buchung von Flügen/Zugtickets, Hotelreservierungen - Recherche/Auskünfte
Internet-Recherchen, sonstiges Einholen von Auskünften - Datenmanagement
Pflege von Datensammlungen, Nutzen von Datenbanken - Registraturassistenz
insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten, Überwachung von Wiedervorlagen
- Zusätzliche Aufgaben im Referat C 1 „Büro MCdS“
- Unterstützung bei der Korrespondenz und allgemeinen Organisation des Persönlichen Büros des Ministers
- Informationsweitergabe in die Fachabteilungen
- Erstellung von Briefentwürfen und Terminvorbereitungsmappen
- Unterstützung bei der organisatorischen Abstimmung mit den weiteren Referaten der Leitungsgruppe C (MCdS)
- Erledigung von Sonderaufgaben nach Weisung der Referatsleitung
Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.
Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:
- eine erfolgreich abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation, Kaufleute für Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
- professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)
- Kenntnisse im Terminmanagement
- Erfahrung im Vorzimmerdienst
- sichere Beherrschung von Rechtschreibung und Zeichensetzung
- sehr gute IT-Fertigkeiten in MS Office, insbesondere in Word und Outlook
- professionelle Tastschreibfertigkeit
Daneben erwarten wir insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen:
- gute Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
- gute Organisationsfähigkeit
- gute Kommunikationsfähigkeit
- hoch ausgeprägte IT-Kompetenz, d.h. die Fähigkeit sich in neue Anwendungen einzuarbeiten und diese anzuwenden
- freundliches Auftreten
- hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung
Wünschenswert sind darüber hinaus:
- Kenntnisse über die Struktur und Organisation der Landesverwaltung und der Landesregierung
- Grundkenntnisse in Excel und PowerPoint
- einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
- Die Eingruppierung im Assistenzbereich erfolgt grundsätzlich in der Entgeltgruppe 9a TV-L.
- flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
- moderne technische Ausstattung
- attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
- Möglichkeit zum vergünstigten Erwerb eines Jobtickets
- gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten