Jobbeschreibung
Im Geschäftsbereich des
Ministerpräsidenten des Landes Nordrhein-Westfalen
ist in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Stelle
einer Regierungsbeschäftigten/eines Regierungsbeschäftigten (m/w/d)
zu besetzen. Es handelt sich um eine Tätigkeit im Büro des Staatssekretärs und Amtschefs. Die Tätigkeit beinhaltet im Rahmen der Zugleichzuweisung auch die Wahrnehmung der Aufgaben einer Vorzimmerkraft im Büro der Leitungsgruppe C (MCdS). Funktion und Aufgaben sind vergleichbar mit einer Assistenz der Führungsebene in einem Unternehmen.
Werden Sie Teil des Teams und unterstützen Sie den Amtschef und den Gruppenleiter bei allen Aufgaben rund um die Terminkoordination, Korrespondenz und Büroorganisation.
Was den Arbeitsplatz besonders macht
Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.
Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit ergeben sich aus den Tätigkeitsschwerpunkten der Landesregierung sowie aus tagesaktuellen politischen und gesellschaftlichen Entwicklungen. In einem spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld ergibt sich für Sie die Chance, an entscheidender Stelle zur positiven Entwicklung Nordrhein-Westfalens beizutragen.
Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.
Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.
Allgemeine Sekretariatsaufgaben in beiden Büros:
- Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten
- Bearbeitung und Weiterleitung des Postein- und Postausgangs, auch im Rahmen des Digitalen Dienstweges (E-Laufmappe)
- Terminmanagement
- Fertigen von diversem Schriftgut
- Durchführung von Recherchen sowie das Einholen von Auskünften und Informationen im Internet/Intranet zur Vorbereitung von Terminen und Gesprächen
- Besprechungsassistenz (Vor- und Nachbereitung von Terminen, Raumreservierung, Catering organisieren, Besucher empfangen, (techn.) Vorbereitung von Video- und Telefonschaltkonferenzen)
- Zusammenstellung von Terminmappen, in Papier und elektronisch
- Datenmanagement (u.a. Führen des Terminkalenders, Wiedervorlagen, Erstellung und Pflege der Kontaktdatenbank und der E-Mail-Verteiler)
- Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen (Buchung von In- und Auslandsflügen, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung)
- Materialmanagement
Zusätzlich im Büro der Leitungsgruppe C (MCdS):
- Elektronische Veraktung/Registraturassistenz (insbesondere Pflege und Aktualisierung der Handakten)
- Zuarbeit für die Gruppenleitung, u.a.: Entwurf von Tagesordnungen sowie Anforderung, Zusammenstellung und Formatierung von Textbeiträgen; Erstellen von Briefen
- Im Bedarfsfall allgemeine Zuarbeit für die der Gruppe angehörigen Referate
Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:
- abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Verwaltungsfachangestellte) oder alternativ eine mindestens dreijährige einschlägige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich der büroorganisierenden Verwaltung
- professionelle Anwenderkenntnisse im Bereich der modernen Kommunikationstechnik (TelKo/ViKo)
- sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere in Word, Excel, Outlook
- sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung
Von Vorteil sind:
- Erfahrungen im Vorzimmerdienst/Sekretariatswesen
- Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung
- gute Anwenderkenntnisse im Bereich der digitalen Arbeit
Daneben erwarten wir insbesondere folgende übergreifende Kompetenzen erwartet:
- ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
- gute Kommunikationsfähigkeit
- gute Organisationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
- freundliches und verbindliches Auftreten
- Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung
- Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen
- einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
- flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Möglichkeit der Stellenbesetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells
- sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
- moderne technische Ausstattung
- attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
- gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten
Rahmenbedingungen und Hinweise
- Die Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe 9a TV-L.
- In der Staatskanzlei werden Stellenbesetzungen grundsätzlich auch in Teilzeit vorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. Auch eine Besetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells ist möglich.