Jobbeschreibung
Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet bis zum 31.12.2025
eine Teamassistenz (w/m/d)Entgeltgruppe E 7 TVöD (Bund)
im Referat L.I.4 „Ressourcenmanagement“
am Dienstort Bonn.
Das Fachlagezentrum des BBK – das Gemeinsame Melde- und Lagezentrum von Bund und Ländern (GMLZ) – koordiniert zentral die deutsche internationale Katastrophenhilfe für die Ukraine und die betroffenen Anrainerstaaten.
Seit März 2022 koordiniert das GMLZ in Zusammenarbeit mit den Ländern den Transport von Patientinnen und Patienten nach Deutschland und deren Verteilung innerhalb der Bundesrepublik, die im Zusammenhang mit dem Krieg in der Ukraine eine medizinische Behandlung benötigen. Hierfür gibt es einen zwischen Bund und Ländern abgestimmten und strukturierten Prozess – den Kleeblattmechanismus.
- Administration – Sie stellen die Terminverwaltung und Fristwahrung sowie die strukturierte Erfassung und Ablage der Erlasse und Vorgänge, E‑Mails oder Protokolle sicher. Weiter unterstützen Sie die Leitung in der Vorbereitung, Koordination und Abwicklung von internen wie externen Tagungen, Sitzungen oder Besprechungen sowie in der Organisation von Dienstreisen.
- Rechnungsprüfung – Sie wirken an der Prüfung eingehender Rechnungen auf Plausibilität mit und unterstützen administrativ bei der Buchhaltung, der Haushaltsausführung und dem Finanzcontrolling.
- Kommunikation – Sie übernehmen die Überwachung zentraler Kommunikationstools, sind Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner für die Anliegen nationaler und internationaler Partner im Kleeblattmechanismus im Bereich Buchhaltung/Haushalt und wirken bei der Beantwortung von externen Anfragen mit.
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/‑r oder eine vergleichbare Ausbildung. Alternativ haben Sie als Tarifbeschäftigte/‑r den Angestelltenlehrgang I erfolgreich abgeschlossen.
- Sie sind flexibel, verfügen über sehr gute Kenntnisse in Organisation und Administration und können sich schnell in dynamische Prozesse einfinden.
- Fundierte Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft-Office-Produkten, insbesondere Excel, sind für Sie selbstverständlich.
- Sie sind sich der Sicherheitsrelevanz und Außenwirkung Ihrer Aufgabe bewusst und bereit entsprechende Verantwortung zu übernehmen. Einen kühlen Kopf bewahren Sie auch in anspruchsvollen Krisensituationen.
- Sie sprechen und schreiben fließend Deutsch und können sich im schriftlichen und mündlichen Kontakt mit unseren internationalen Partnern auch spontan und sicher in englischer Sprache verständigen.
- Teamfähigkeit und eine wertschätzende Zusammenarbeit sind für Sie selbstverständlich.
- Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.
- Weiterbildung – Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.
- Flexible Arbeitszeit/Teilzeit/ortsunabhängiges Arbeiten – Sie gestalten Ihre Arbeitszeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team individuell. An feste Kernarbeitszeiten sind Sie nicht gebunden und haben zudem die Möglichkeit bis zu 60 % mobil zu arbeiten. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein an Ihre Bedürfnisse angepasstes Teilzeitmodell.
- Jobticket – Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir ein Jobticket und übernehmen einen Teil der Kosten.
- Wohnungswechsel – Wenn Sie bisher nicht in unserem Einzugsbereich wohnen und für Ihre Tätigkeit bei uns ein Umzug notwendig wird, unterstützen wir Sie durch Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Wohnungsfürsorge.
Das ist uns wichtig
- Diversität und Chancengleichheit – sind Bestandteil unserer Personalpolitik. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter und Nationalitäten.
- Gleichstellung von Frauen und Männern – haben wir uns zum Ziel gesetzt. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Frauen.
- Schwerbehinderte Menschen – berücksichtigen wir bei gleicher Eignung vorrangig. Wir verlangen lediglich ein Mindestmaß an körperlicher Eignung.
- Work-Life-Balance – unterstützen wir auf vielfältige Art.