Jobbeschreibung
Die TH Köln zählt zu den innovativsten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften. Sie ist Mitglied in der Hochschul-Allianz UAS 7. Wir bieten 23.500 Studierenden sowie 1.000 Wissenschaftler*innen aus dem In- und Ausland ein inspirierendes Lern-, Forschungs- und Arbeitsumfeld in den Ingenieur-, Geistes-, Gesellschafts- und Naturwissenschaften. Die TH Köln gestaltet Soziale Innovation – mit diesem Anspruch begegnen wir den Herausforderungen der Gesellschaft. Unser interdisziplinäres Denken und Handeln, unsere regionalen, nationalen und internationalen Aktivitäten machen uns in vielen Bereichen zur geschätzten Kooperationspartnerin.Office Manager*in / Assistenz (m/w/d) / Geschäftszimmer Dekanat
Besetzung nächstmöglich | unbefristet | Vollzeit oder Teilzeit | Fakultät für Angewandte Sozialwissenschaften | Campus Deutz
- Unterstützung der Fakultätsleitung und Institutsleitungen bei der Büroorganisation und administrativen Tätigkeiten
- Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten, einschließlich Dienstverträgen, Verträgen mit Studierenden und Lehraufträgen
- Beschaffung und Bereitstellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien für die Fakultät sowie Abwicklung des Postein- und -ausgangs
- Raummanagement, einschließlich Koordination der Raumverfügbarkeit, Raumbuchungen, Zutrittsverwaltung und Pflege der Ausstattung
- Eventmanagement für fakultätsbezogene Veranstaltungen sowie Unterstützung von Fakultätsgremien durch Organisation, Protokollführung und Nachbereitung
- Unterstützung bei akademischen Angelegenheiten, wie z. B. Annahme von Abschlussarbeiten, Bearbeitung von internen und externen Anfragen sowie Informationsverteilung
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Hochschulabschluss) mit relevanter Berufserfahrung
- Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich/Verwaltung, vorzugsweise aus der freien Wirtschaft
- Fundierte Expertise in Büroorganisation und -management
- Erfahrung in Projektarbeit sowie der Nutzung von AI-Tools als Formulierungshilfe und Texthilfe
- Routinierte Anwendung der gängigen MS Office- und Mailprogramme sowie AI-Sprachsoftware
- Idealerweise Erfahrung mit vernetzten Systemen (Kollaborations-/Cloudsystemen, geteilten Netzwerkressourcen etc.)
- Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Empathische und zielgruppengerechte Kommunikation sowie ausgeprägte Stärke in kooperativer Zusammenarbeit
- Standing und überzeugendes Auftreten
- Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie Organisationsfähigkeit, auch in Stoßzeiten
- Vergütung nach EG 9a TV-L
- Flexible Arbeitszeiten und Option zum mobilen Arbeiten nach Absprache
- Familienfreundliche Arbeitsbedingungen und -umfeld
- Vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
- Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogrammen
- Hochschulinterne Veranstaltungsangebote (z.B. Betriebsausflug, Lesungen, Sommerfest)
- Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
- Digitale Kommunikations- und Arbeitsprozesse im Team
- Teilnahme an der zusätzlichen Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Jahressonderzahlung nach TV-L
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche