Jobbeschreibung
Werde Teil der Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft! Mit rund 100 Mitarbeiter:innen gestalten wir die Strategieentwicklung von Helmholtz und koordinieren die wettbewerblichen Prozesse zur Ausrichtung und Finanzierung unserer Forschung. Dabei reagieren wir dynamisch auf drängende Herausforderungen. Wir informieren über die Helmholtz-Gemeinschaft und vertreten die Interessen der Wissenschaft gegenüber der Politik.
Wir stehen so für eine starke Gemeinschaft aus 18 Zentren mit mehr als 46 000 Mitarbeiter:innen und weltweit einmaligen Versuchsanlagen. Zusammen leisten wir Spitzenforschung – und liefern Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.
Die Helmholtz Information and Data Science Academy verfolgt das Ziel, vertieftes Wissen über Methoden und Konzepte zu Informations- und Datenwissenschaften in den Zentren der Helmholtz-Gemeinschaft zu verankern. Hierzu koordiniert und organisiert HIDA vielfältige Aktivitäten wie Trainingsangebote, Förderprogramme oder Veranstaltungen unterschiedlicher Art. Zur erfolgreichen Organisation und Durchführung insbesondere unserer Veranstaltungen suchen wir in Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
Studentische:n Mitarbeiter:in für die Helmholtz Information and Data Science Academy (HIDA) für den Bereich Empfang und Veranstaltungen
Das HIDA Office in Berlin koordiniert und organisiert die vielfältigen Aktivitäten von HIDA. Das Team besteht zur Zeit aus 11 Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Hintergründen und vielfältigen Aufgaben. Für Veranstaltungen unterschiedlicher Art betreibt HIDA moderne Tagungs- und Veranstaltungsräume im HIDA Office in Berlin.
Als Studentische:r Mitarbeiter:in unterstützt du insbesondere den Empfang und das interne Veranstaltungsmanagement des HIDA Office. Du trägst damit zu einem reibungslosen Ablauf der Arbeit und einer erfolgreichen Durchführung von internen und externen Veranstaltungen in unserem Meetingbereich bei. Darüber hinaus übernimmst du diverse administrative und organisatorische Aufgaben aus den unterschiedlichen Aktivitäten von HIDA.
Die Arbeitszeit liegt nach Absprache an zwei bis drei Wochentagen vorwiegend in den Nachmittagsstunden (ab 15:30 Uhr), bei Bedarf auch ganztags. Darüber hinaus soll eine Vertretung des Empfangs im Krankheitsfall oder als Urlaubsvertretung übernommen werden.
- Veranstaltungsbetreuung der vielfältigen Aktivitäten der HIDA (z. B. Planung und Organisation, Koordination von Terminen und Konferenzraumbuchungen, Vor- und Nachbereitung der Konferenzräume, Teilnehmendenmanagement sowie die damit verbundene Kommunikation,
- die Begrüßung der nationalen und internationalen Gäste,
- das Entgegennehmen von eingehenden Telefonaten,
- Unterstützung des HIDA Teams bei Ad-hoc Aufgaben
- Du bist eingeschriebene:r Student:in an einer deutschen (Fach-)Hochschule.
- Du verfügst über ein ausgeprägtes Servicebewusstsein, bist zuverlässig, freundlich und kommunikationsstark.
- Du beherrschst den Umgang mit den gängigen MS-Office Produkten und bist vertraut mit der Anwendung moderner Kommunikationskanäle (Slack, Zoom).
- Du verfügst über gute englische Sprachkenntnisse.
- Mitarbeit in der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands mit einem breiten Netzwerk aus Forschung, Wirtschaft und Politik.
- Gesundes Arbeiten an ergonomischen Arbeitsplätzen mit moderner Büroausstattung.
- Einen attraktiven Arbeitsplatz in der Mitte Berlins gegenüber der Museumsinsel, mit guter Anbindung an ÖPNV, Jobticket mit Arbeitgeberzuschuss & Fahrradparkplätzen.
- Eine Anstellung im Umfang von ca. 15 Stunden pro Woche, befristet auf zunächst 12 Monate. Eine Zusammenarbeit über mehrere Semester wird angestrebt.
- Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) bis EG 2