Jobbeschreibung
Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Wir suchen für die Abteilung Einkauf und Materialwirtschaft zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Teamassistenz (d/m/w)
Kennziffer: 24.116-8200
- Bearbeitung, Dokumentation und Priorisierung von ein- und ausgehender Post sowie E-Mails
- Beantwortung von Emails und Telefon für Abteilung allg. und Abteilungsleitung
- Betreuung des Archivs
- Prozessbetreuung für die Abteilung (z.B. Bonitätsprüfungen, Rechnungen prüfen, Unterschriften einholen etc.)
- Organisation der Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter (z.B. Beantragung Account und Emailverteiler, Hardware-Bestellung, etc.)
- Reiseorganisation
- Terminkoordination und -Pflege intern/extern
- Besprechungs-/Tagungs- und Schulungsorganisation
- Organisation des Bürobedarfs für EKM
- Koordination von Besprechungen und sonstigen Terminen (inkl. Gästeempfang und -Bewirtung sowie Verwaltung der Räumlichkeiten)
- Fremdfirmen auf Zugangsberechtigung prüfen und freigeben.
- Einkaufslaufwerk administrieren und organisieren nach Vorgaben der Abteilungsleitung bzw. auf Nachfrage der einzelnen Gruppenleitungen.
- Erstellung von kleineren Bestellungen in SAP MM auf Basis Bedarfsanforderungen und Angeboten aus den Fachabteilungen.
- Überwachung von Auftragsbestätigungen / Lieferterminen
- Ergreifen von Maßnahmen bei Termin- und Preisabweichungen.
- Abgeschlossene (idealerweise kaufmännische) Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (v.a. Word, Outlook und PowerPoint)
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Arbeitssorgfalt, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Schnelle Auffassungsgabe, Organisationstalent, Kommunikationsgeschick
- Hohe Leistungsbereitschaft, Gewissenhaftigkeit, Service- und Teamorientierung.
Ihnen eine vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an einem überdurchschnittlich gut ausgestatteten Arbeitsplatz mit interessanten und vielfältigen Aufgaben. Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich. GSI bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, mobiles Arbeiten, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job-Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit, sowie einen Betriebssportverein „Schnelle Ionen“.
Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund). Homeoffice ist nach Absprache teilweise möglich.
GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.
Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.
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