Jobbeschreibung
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unsere Geschäftsstelle in Berlin einen oder eine
Office Manager/-in (m/w/d)
am besten in Vollzeit. Du unterstützt das Team der Geschäftsstelle durch administrative und operative Tätigkeiten, um reibungslose Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
Hinweis: Es werden nur Bewerbungen per Mail berücksichtigt, nicht via StepStone !
- Organisation: Büroorganisation, Sekretariatstätigkeiten, Büroablage, Termin- und Fristenkontrolle
- Interne und externe Bürokommunikation per E-Mail und Telefon
- Vorbereitung von Meetings, Terminen, Korrespondenzen
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen
- Koordination externer Dienstleister und Projektpartner
- Pflege und Verwaltung von Vertragsdokumenten
- Erstellung und Verwaltung von projektspezifischen Unterlagen
- Betreuung der digitalen Infrastruktur Tools, Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Datenpflege des CRM-Systems
- Aktive Unterstützung der Geschäftsführung bei operativen und organisatorischen Aufgaben sowie Reisemanagement und bereichsübergreifende Terminkoordination
- Teamarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen der Fachbereiche
- Übernahme von weiteren (Teil-)Projekten
- Du hast eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Sekretär/-in) oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Du hast einschlägige Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren in einer vergleichbaren Position.
- Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie hohe Eigeninitiative sind für Dich selbstverständlich. Dabei verfügst Du über ausgeprägtes Organisationstalent und ein gutes Verständnis für (kaufmännische) Prozesse und Abläufe sowie die Nutzung digitaler Tools inkl. des Pakets Microsoft 365.
- Du bist bereit zur Einarbeitung in weitere Softwareprogramme und CRM-Systeme.
- Du bist ein Organisationstalent mit Sorgfalt, effizienter Arbeitsweise und Eigenverantwortung.
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.
- Abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
- Unbefristeter Arbeitsvertrag
- 30 Tage Jahresurlaub (bei einer 5 Tage Woche)
- Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
- Flexible Arbeitszeiten
- Teilzeit-Modelle
- Betriebliche Altersvorsorge
- Deutschland-Ticket (auch zur privaten Nutzung)
- Offene Arbeitsatmosphäre
- Ein junges Team mit flachen Hierarchien
- Gute Verkehrsanbindung in zentraler Lage in Berlin-Mitte
- Zukunftsorientierter Verband mit Wachstumspotenzial