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Jobbeschreibung

Das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) sucht für die Geschäftsstelle des Rates für Sozial- und Wirtschaftsdaten (RatSWD)

eine*n Sachbearbeiter*in (m/w/d) (ID 281)

zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden für voraussichtlich ein Jahr im Rahmen einer Mutterschutz- und anschließenden Elternzeitvertretung.

Das WZB ist eine öffentlich geförderte Einrichtung für problemorientierte Sozialwissenschaftliche Grundlagenforschung. Als außeruniversitäres Forschungsinstitut ist es Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und gehört zu den führenden Einrichtungen der Sozialforschung. Am WZB arbeiten ca. 500 Wissenschaftler*innen verschiedener Disziplinen und Mitarbeiter*innen in den wissenschaftsunterstützenden Bereichen zusammen. Untersucht werden Entwicklungen, Probleme und Innovationschancen moderner Gesellschaften. Die Ergebnisse der WZB-Forschung richten sich an die wissenschaftliche Community, an Expert*innen und Entscheider*innen in Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, an die Medien und die interessierte Öffentlichkeit.

Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für die Geschäftsstelle des RatSWD. Der RatSWD ist ein unabhängiger Beirat der Bundesregierung. Seit 2004 gestaltet er die Weiterentwicklung der Forschungsinfrastrukturen für die empirischen Sozial-, Verhaltens- und Wirtschaftswissenschaften aktiv mit und setzt sich für eine wissenschaftsfreundliche Gestaltung der rechtlichen und politischen Rahmenbedingungen ein. Der RatSWD und seine Geschäftsstelle am WZB sind Teil von KonsortSWD in der Nationalen Forschungsdateninfrastruktur (NFDI). Das WZB ist mit der Wahrnehmung der Geschäfte des RatSWD beauftragt. KonsortSWD ist das Konsortium für die Sozial-, Bildungs-, Verhaltens- und Wirtschaftswissenschaften in der NFDI. Das Ziel ist es, die Arbeit mit Daten aus der und für die Forschung zu erleichtern und zu verbessern. Wir entwickeln dazu Dienste, die die Bedarfe der Forschenden aufgreifen.

Arbeitsort ist die RatSWD-Geschäftsstelle in Berlin-Prenzlauer Berg.

• Planung und Vorbereitung diverser Veranstaltungen (Gremiensitzungen, Workshops, festliche Abendveranstaltungen, teaminterne Veranstaltungen) und enge Begleitung der fachlich Verantwortlichen dieser Veranstaltungen; Sie bilden die Schnittstelle zu allen Beteiligten innerhalb und außerhalb des WZB sowie bei der Koordination externer Dienstleister
• professionelle Veranstaltungsbetreuung vor Ort für einen reibungslosen Projektablauf
• Gästemanagement von regelmäßig ca. 25 ständigen Gästen aus dem wissenschaftlichen und politischen Bereich, Einladung und Unterstützung beim Reisemanagement (unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes), verlässliche, fachlich angemessene und protokollarisch korrekte Korrespondenz mit den Gästen, inklusive Beschwerdemanagement
• organisatorische Zuständigkeit für die regelmäßige Präsenz des RatSWD und KonsortSWD auf externen Fachtagungen (Messestände), inklusive Absprachen mit Veranstaltern, Vertragsverhandlungen sowie Verantwortung der logistischen Vorgänge in Rücksprache mit der fachlich verantwortlichen Referentin
• Unterstützung der konsistenten Darstellung des RatSWD und Maßnahmen zur Markenstärkung im Innen- und Außenverhältnis
• Durchführung von Recherchen, Angebotsvergleichen und Kalkulationen bzgl. Locations und externer Dienstleister (z.B. Catering, Hotels, Restaurants, Technik) unter Beachtung der inhaltlichen und finanziellen Anforderungen und der geltenden Vergaberichtlinien fundierte Unterstützung der administrativen Prozesse eines größeren drittmittelfinanzierten Projektes in Zusammenarbeit mit der WZB-Drittmittelstelle, insb.
  • Erstellung von Vertragsentwürfen (inklusive Führen von Vertragsverhandlungen auch in schwierigen Fällen)
  • quartalsweise Vorkalkulation aller geplanter Ausgaben in Absprache mit der Geschäftsstellenleitung, kontinuierliches Budgetcontrolling sowie Nachkalkulation
  • Kostenüberwachung und Rechnungsprüfung für die Geschäftsstelle
  • Mitwirkung an der organisatorisch-strukturellen Weiterentwicklung des Projekts im Fall einer (geplanten) Fortsetzung ab Herbst 2025
• weitere Tätigkeiten zur Unterstützung des Geschäftsstellenteams, darunter
  • Koordination des Projekt- und Wissensmanagements in Absprache mit der Geschäftsstellenleitung
  • Material- und Ressourcenverwaltung einschl. der Koordination von Beschaffungsvorgängen
  • Anleitung von studentischen Mitarbeitenden
  • Prozesskoordination bei Einstellungsverfahren und Onboarding
  • Abstimmungsaufgaben (insb. mit IT, Liegenschaften, Einkauf, Bibliothek, Poststelle), die sich am Standort der RatSWD-Geschäftsstelle als Außenstelle des WZB ergeben

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Veranstaltungskaufmann / -frau oder eine durch einschlägige Berufserfahrungen untermauerte, erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsorientierte Ausbildung (bspw. Verwaltungsfachangestellte*r) oder ein abgeschlossener Bachelor- / Fachhochschulabschluss in einem einschlägigen Fachgebiet
• nachweisbare Berufserfahrung im administrativen Management von komplexen Projekten, vorzugsweise Drittmittelprojekte in Forschung und Wissenschaft
• Dienstleistungsorientierung und hohe Eigenmotivation
• ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit, Verhandlungsgeschick
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sichere Englischkenntnisse
• sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office (insbesondere Excel)
• Kenntnisse der einschlägigen Rechtsgrundlagen und Verwaltungsvorschriften (z.B. Bundesreisekostengesetz) sind von Vorteil
• hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität, Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten als Teil eines engagierten Teams, „Hands-on“-Mentalität, Belastbarkeit
• offener, verbindlicher und konstruktiver Umgangsstil

• Vergütung bis zu EG 9b TVöD Bund
• Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL U)
• ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz im Zentrum Berlins und die Möglichkeit des teilweisen mobilen Arbeitens
• kollegiales und vielseitiges Arbeitsumfeld
• flexible Arbeitszeiten
• Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, zertifiziert durch das Audit berufundfamilie
• umfassende Angebote zur fachlichen und überfachlichen Fort- und Weiterbildung sowie Qualifizierung
• ermäßigtes Monatsticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Jobticket oder Deutschlandticket Job)

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Das WZB fordert Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.

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