Jobbeschreibung
Als Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) setzen wir uns jeden Tag für ein funktionsfähiges, stabiles und integres Finanzsystem ein – und damit auch für einen wettbewerbsfähigen Finanzplatz Deutschland. Als Aufsichtsbehörde für Banken, Versicherungen, Finanzdienstleister und Wertpapierinstitute agieren wir am Puls der Finanzwirtschaft und schützen Verbraucherinnen und Verbraucher. Als Teil des Einheitlichen Aufsichtsmechanismus und Abwicklungsmechanismus für die Banken der Eurozone sind wir in Europa und weltweit vernetzt und gestalten europäische und internationale Finanzmarktstandards mit.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Vorzimmerkraft (w/m/d) für das Präsidialbüro
für eine unbefristete Tätigkeit in Vollzeit oder Teilzeit als Mitarbeiter*in an unserem Dienstsitz in der Bundesstadt Bonn.
Sie übernehmen insbesondere Sekretariats- und Organisationsaufgaben und ergänzen das bestehende Vorzimmer-Team. Sie unterstützen den Präsidenten der BaFin bei seiner Aufgabenerfüllung. Es erwarten Sie interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Aufgaben in einer ausgesprochen teamorientierten Arbeitsatmosphäre auf einem herausgehobenen Arbeitsplatz.
- Koordinierung und Abstimmung von externen und internen Terminen
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Aktenführung
- Schreibarbeiten, insbesondere auch in englischer Sprache
- Vor- und Nachbereitung sowie Organisation der nationalen sowie internationalen Dienstreisen, inklusive Planung und Durchführung der Reiselogistik
- Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, größtenteils auch in englischer Sprache, Organisation von Telefon- und Videokonferenzen
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, schwerpunktmäßig Zusammenstellung und Aufbereitung von Sitzungsunterlagen, Sicherstellung des Sitzungsservice
- Eine mindestens mit der Note „gut“ abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Fachangestellte*r bzw. Kauffrau / Kaufmann für Bürokommunikation oder Bürokauffrau / Bürokaufmann, Rechtsanwalts- / Notarfachangestellte*r, Fremdsprachenkorrespondent*in oder in einer vergleichbaren Richtung und idealerweise erste einschlägige Berufserfahrung in einem Vorzimmer bzw. Sekretariat, ggfs. auch im öffentlichen Dienst
ODER
eine mindestens mit der Note „befriedigend“ abgeschlossene mit einer zumindest dreijährigen Regelausbildungszeit und zwingend eine mindestens fünfjährige einschlägige Berufserfahrung in einem Vorzimmer bzw. Sekretariat in einem größeren Unternehmen oder im öffentlichen Dienst - Sie arbeiten gerne in einem Team, verfügen über entsprechende Team-Erfahrung und fügen sich in bestehende Strukturen schnell ein
- Sie arbeiten selbstständig und auch unter Termindruck sorgfältig und umsichtig
- Sie verfügen über sehr gute EDV-Kenntnisse und sind mit den Produkten aus dem MS-Office-Paket vertraut
- Sie zeichnen sich durch hohe Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick, ein sicheres und freundliches Auftreten aus
- Durch Ihre guten Englischkenntnisse können Sie Telefonate auf Englisch führen und englischsprachige E-Mails lesen sowie beantworten
Wir setzen voraus, dass Sie bereit sind, Dienstreisen zu unternehmen, in erster Linie an unseren Dienstsitz in Frankfurt am Main. Dienstreisen können auch mehrere Tage dauern, sind im Vorzimmer des Präsidenten aber sehr selten und in der Regel gut planbar.
- Umfassende Einarbeitung in Abhängigkeit von Ihrer persönlichen Erfahrung und individuelle Qualifizierungsmöglichkeiten (z. B. Englischkurse, Fachseminare)
- Flexible Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit mit Freizeitausgleich, Möglichkeit zur Teilzeit)
- Mobiles Arbeiten mit grundsätzlich 40 % Mindest-Präsenz im Büro
- Eine teamorientierte Arbeitsatmosphäre mit ständigem Wissensaustausch
- Umfangreiche Sozialleistungen und Benefits (u. a. vergünstigtes Jobticket, Kantinen-Nutzung, kostenlose Parkplätze, eigene Kindertagesstätte, betriebliche Altersversorgung für Angestellte über die VBL)
- Eine Einstellung im öffentlichen Dienst nach Entgeltgruppe 8 TVöD – zuzüglich einer Stellenzulage und Weihnachtsgeld.